M01 PAC 2 (UF3): Clasificación, registro y archivo

Relaciona los siguientes conceptos, características o elementos con su tipo de archivo: Un único punto de almacenamiento de archivos. Ahorro de espacio en la empresa. Uno o más especialistas que controlan el acceso. Los archivos se organizan en diferentes puntos de la empresa. Documentación sin datos personales. Al alcance de cualquier trabajador.

Relaciona los siguientes sistemas de clasificación con su respectiva definición o enunciado. Es un sistema o técnica de archivo en el que se da un orden correlativo con cifras según la llegada de documentos. Se suele emplear sobre todo para expedientes. Es una clasificación que ordena los documentos según la materia que tratan. Se mezcla más de un criterio de clasificación. Tipo de clasificación usada en empresas con clientes y proveedores en el exterior, en donde es preciso diferenciar la ubicación. Es un tipo de clasificación que ordena los documentos según el orden de llegada o generación de los mismos. El criterio de ordenación de este tipo de clasificación son las letras, sobre todo empleado para ordenar documentos con nombres de personas o nombres de empresas.

Ordena las siguientes fases del proceso de archivo de la documentación en las empresas. Archivo o almacenamiento definitivo de los documentos. Registro de los documentos. Codificación de los documentos recibidos. Pre-archivo temporal de los archivos. Clasificación y ordenación de los documentos.

La clasificación geográfica de la documentación se aconseja para archivos de gran tamaño. Falso. Verdadero.

Los archivos convencionales son archivadores que almacenan documentos en formato papel. Verdadero. Falso.

Los archivos pueden ser almacenados exclusivamente de manera horizontal, es decir, se archivan pocos documentos en una misma carpeta y los documentos se ponen unos encima de otros. Verdadero. Falso.

Si una persona accede a un archivo, debe registrar la fecha de acceso, la persona y el motivo por el que accede a la información. Verdadero. Falso.

El pre-archivo no sirve para nada, es una manera de archivar temporalmente los archivos mientras no se archivan de manera definitiva. Verdadero. Falso.

La clasificación temática de los documentos es totalmente objetiva. Verdadero. Falso.