MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVISTICA

Rama de la administración, que permite conocer los mecanismos para la organización de cualquier centro documental (archivo), y aplica los procesos de planeación, organización, integración, ejecución, dirección y control del mismo: Archivonomía. Archivística. Archivo.

Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización; así como, los medios para su utilización. Archivonomía. Archivística. Archivo.

Es el conjunto de procedimientos, principios y métodos archivísticos que se interesan no solamente por la conservación, uso y localización de la documentación administrativa, si no que atienden a la producción, circulación y la selección de los propios documentos: Administración de documentos. Archivo. Archivonomía.

Es toda información registrada, independientemente de su forma y característica del material, elaborada, recibida o conservada por una institución u organización en el desarrollo de sus actividades; pueden ser papiros, pergaminos, códices, libros, mapas, planos, fotografías, películas, microfilmes, registros sonoros, cintas magnéticas, casettes, periódicos, discos compactos, microfilms, diapositivas, negativos, acetatos, revistas u otro material que contenga información; por lo tanto, documento es todo aquel material que contiene información independientemente de cual sea su soporte. Documento. Archivo. Archivonomía.

Deriva de la palabra latina (archíum), designa el lugar donde se conservan los documentos interesantes relativos a la historia. Conjunto de documentos debidamente clasificados y organizados, concentrados en un determinado lugar. Archivo. Documento. Archivística.

Se maneja en las unidades administrativas, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión y su consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos, clasificación y transferencia de expedientes al archivo de concentración. Archivo de trámite. Archivo de concentración. Archivo histórico.

Custodia expedientes en su etapa semiactiva (asuntos que ya concluyeron con su propósito), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionaron bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, posteriormente son transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o destrucción. Archivo de trámite. Archivo de concentración. Archivo histórico.

Es aquel en donde se conservan los documentos procedentes del archivo de concentración o de otras fuentes que por donación y contenido histórico integrarán la memoria institucional: Archivo de trámite. Archivo de concentración. Archivo histórico.

Los elementos fundamentales de cualquier tipo de archivo son: Recursos humanos, materiales, financieros y técnicos de los cuales cabe destacar como elemento principal el documento. Conjunto de documentos debidamente clasificados y organizados, concentrados en un determinado lugar. Procedimientos, principios y métodos archivísticos.

En el caso de la Secretaria de Marina-Armada de México al __________ se le considerará como el conjunto de documentos referentes a un asunto determinado: Expediente. Archivo. Legajo.

Nos ayuda a identificar sus características y evolución de los mismos, se divide en tres fases: fase activa, semi-activa e inactiva; mismas que hacen relevancia, sobre los diferentes procesos y tiempos que deberán de establecerse en los diferentes archivos: (trámite, concentración e histórico): Ciclo vital de los documentos. Proceso de análisis documental. Expurgo documental.

Es la primera edad del documento y se refiere exclusivamente al período que inicia al ser generado para cumplir con ciertos fines administrativos, propiciando la gestión o conclusión de los asuntos y su consulta es constante. El concepto del ciclo vital de los documentos, ha sido en la administración uno de los principales elementos que ha dado la archivística contemporánea creando una visión diferente. Fase activa. Fase semiactiva. Fase inactiva.

Es la segunda edad de los documentos e índica que estos han concluido con los trámites formales de los que son producto y que han dejado de tener utilidad inmediata para la institución que los produjo, pero en prevención de los derechos y obligaciones que diversas disposiciones fijan, deben conservarse por cierto tiempo que se establecerá en el catálogo de disposición documental, aplicado a los diferentes procesos técnicos archivísticos (expurgo, depuración, valoración, integración, inventarios etc.). Fase activa. Fase semiactiva. Fase inactiva.

Es la tercera y última etapa del ciclo vital del documento, se presenta cuando éstos han cumplido con una serie de procedimientos derivados tanto de las gestiones administrativas de que son producto, como de los controles que desde un punto de vista archivístico deben conservarse precaucionalmente para proceder a su selección o eliminación según el valor y/o utilidad que éstos tengan para la institución. Fase activa. Fase semiactiva. Fase inactiva.

Es el proceso de análisis documental, cuyo fin es establecer los criterios para proceder a transferir o dar de baja los documentos. Esta técnica, es una de las más importantes y la efectuará personal con conocimiento de las atribuciones de la organización institucional y de los diferentes tipos o clasificación de documentos que en esta se generan; así como, un amplió criterio de análisis, con la finalidad de que este determine el momento de proceder con la baja de documentos que ya cumplieron con su objetivo o transferirlos por su valor al archivo histórico. Ciclo vital de los documentos. Valoración documental. Expurgo documental.

Es un técnica de la archivonomía, la cual nos ayuda a eliminar del expediente los documentos sin ninguna relevancia o repetidos previo a su transferencia al archivo de concentración. Con este procedimiento se evitará que se acumulen documentos sin valor, (copias simples, fotocopias, al carbón, documentos ilegibles o repetidos), esta técnica se puede llevar a cabo inclusive en el archivo de trámite ayudando así a disminuir parte del gran volumen documental. Ciclo vital de los documentos. Valoración documental. Expurgo documental.

Es una técnica de la archivonomía que tiene como objetivo la eliminación de expedientes que hayan cumplido con su vigencia precaucional, con apoyo de la información contenida en el catálogo de disposición documental, esta actividad tendrá que ser realizada por personal con capacidad de análisis y con conocimiento de las funciones de las diferentes unidades y establecimientos, que integran la Institución. Valoración documental. Expurgo documental. Depuración documental.

Es la técnica de la archivonomía, que determina previa autorización, la acción del préstamo de los expedientes o documentos; para lo cual, se tendrá que considerar diferentes aspectos de acceso para su exhibición, reproducción, investigación o consulta. Préstamo de documentos. Depuración documental. Expurgo documental.

El objeto principal de cualquier archivo, es el de brindar la información documental en el momento oportuno cuando se solicite; se recomienda para tal fin, aplicar un sistema de digitalización, tal es el caso de los acervos históricos, que por su estado de conservación no se deberá tener acceso directo a este material; para esto, nos auxiliaremos de la tecnología para prolongar la vida útil de los documentos. Consulta de documentos. Préstamo de documentos. Valoración de documentos.

Son los 5 pasos del proceso administrativo aplicado en la archivonomía: Planeación, Organizar, Integrar, Dirigir y Controlar. Identificación, Base legal, Incorporar, Establecer y Depuración. Generar, Coordinar, Sancionar, Reservar y Destruir.