MF0978_2 Gestión de archivos

Un archivo se puede definir como: Sinónimo de fichero en informática. Conjunto ordenado de documentos. Todas son correctas. Lugar donde se guardan los documentos.

La finalidad del archivo es: Guardar, conservar y custodiar la documentación. Localización rápida y eficiente. Ser fuente activa de información. Todas son correctas. Cumplir disposiciones legales.

El acceso al archivo, queda reservado . . . A quienes deban y estén autorizados. A quienes prevengan la divulgación de la información. A todos los organismos públicos. A cualquier departamento de la empresa.

Clasificación de archivos: Por la frecuencia de su utilización. Por su contenido. Por su ubicación. Por el tipo de soporte utilizado.

En el sistema alfabético de ordenación de documentos, la palabra clave se llama: Clasificadora. Ordenadora. Iniciadora. Ordenatriz.

¿Cómo se llama la propiedad de prevenir la divulgación de la información a personas o sistemas no autorizados ?. Disponibilidad. Confidencialidad. Exclusividad. Integridad.

¿En qué archivo se encontrará un documento en estado de trámite y de uso frecuente?. De gestión. Semiactivo. Central. Inactivo o histórico.

Qué es lo primero a tener en cuenta en la ordenación cronológica donde se toma como base la fecha de los documentos. Día. Año. Mes. La serie.

Dentro de la fase de organización documental qué tarea hay que realizar primero. Ordenación. Clasificación.

Cuál de estas definiciones corresponde al responsable del tratamiento de datos. Persona física o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos, con qué finalidad se van a utilizar, con quién se van a compartir y durante cuánto tiempo se deben conservar. Persona física o jurídica que tiene la autoridad personal e intransferible como responsable de la seguridad global del sistema de base de datos. Persona física o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de datos.

Indica los pilares de la seguridad de la información. Confidencialidad, integridad y fiabilidad. Integridad, disponibilidad y confidencialidad. Confidencialidad, fiabilidad y disponibilidad. Disponibilidad, fiabilidad, integridad.

Indica el método de ordenación más adecuado a cada una de las diferentes situaciones. Una consultora debe elaborar un listado telefónico de aquellos ciudadanos anónimos a los que va a encuestar. Desde RRHH quieren saber el nº de bajas laborales en fechas determinadas. Una gran distribuidora quiere saber el volumen de ventas por capitales de provincia. Un ayuntamiento quiere conocer el envejecimiento del parque automovilístico de la población. Un escuela de infantil quiere organizar fiestas de cumpleaños para todo el alumnado. La mayoría de modelo de teléfonos móviles lo utilizan.

Relaciona cada concepto con su definición. Firewall. Antivirus. Desfragmentación. Antispam. Antispyware.

Cuáles son las principales etapas del ciclo de vida de un documento. Creación, distribución, uso, archivo y eliminación. Creación, modificación, archivo y eliminación. Distribución, custodia, uso y eliminación. Distribución, uso, custodia y archivo definitivo.

Cuál son los plazos correctos de conservación de la documentación . . . Dependerá del espacio disponible para su almacenamiento. Conforme entra documentación nueva va saliendo la más antigua. Según las leyes "Toda documentación deberá guardarse un mínimo de 6 años, desde que finalizó la actividad comercial". Dependiendo del tipo de documentación ira desde los 4 años a los 6 años, incluso alguna documentación por más años.

Cuáles son los beneficios de la captura electrónica de documentos. Reduce el coste de almacenamiento y gestión. Evita pérdidas de tiempo en tratamiento y consulta de documentos.

Cuáles son los beneficios de la captura electrónica de documentos. Reduce el coste de almacenamiento y gestión. Evita pérdidas de tiempo en tratamiento y consulta de documentos. Las administraciones públicas pueden acceder a la consulta del archivo electrónico. Contribuye a la política medioambienta. Evita la perdida o desaparición de documentos por error humano, accidentes o catástrofes. Se puede elaborar una web desde la cual se puedan consultar todos los documentos que conforman el archivo.

Qué nivel de seguridad, en la protección de datos personales, serían los relativos a orientación sexual, religión, afiliación ?. Alta. Baja. Media. Libre.