MODULO 4 - GESTION DE PROYECTOS

PROCESOS IMPORTANTES AL GESTIONAR UN PROYECTO Al momento de iniciar la ejecución del proyecto, debemos tener en cuenta algunas particularidades con el objetivo de mitigar los riesgos relacionados con el desarrollo. Algunas de estas particularidades son:  Procesos internos de la organización: Comprender cómo funcionan las diferentes áreas funcionales dentro de la organización, como finanzas, compras, administración, comercial, calidad, etc., y qué herramientas se utilizarán.  Información histórica de la organización: Analizar si la organización ha gestionado proyectos similares en el pasado y si tiene experiencia en la gestión de proyectos.  Cultura de la organización: Observar cómo se comunica la gente en la organización, qué prácticas se utilizan en las reuniones de equipo y si se fomenta el trabajo colaborativo entre los equipos.  Archivos y registros de proyectos anteriores: Verificar si existen proyectos similares anteriores, si hay documentos de lecciones aprendidas y quién lideró esos proyectos. SIGUIENTE.

EL ROL FUNDAMENTAL EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO INCLUYE:  Facilitar el cumplimiento de los tiempos y entregables de cada paquete de trabajo.  Monitorear los tiempos y costos reales de ejecución en comparación con la planificación.  Resolver inconvenientes o contingencias que puedan surgir durante la gestión del proyecto.  Gestionar y lograr la aprobación de cambios que puedan surgir a lo largo del proyecto. Para lograr formalizar un pedido de cambio durante la ejecución del proyecto, se utiliza una herramienta llamada “planilla de solicitud de cambios” que incluye información sobre la solicitud de cambio, como su fecha de solicitud, su impacto en tiempos, costos y recursos humanos, y las firmas del sponsor y el cliente del proyecto. SIGUIENTE.

METODOLOGÍA ÁGIL RECOMENDADA: SCRUM En el contexto de metodologías ágiles, SCRUM es la opción adecuada para proyectos complejos y cambiantes. Imaginemos cómo se podría utilizar un tablero SCRUM en la herramienta Trello para el entregable “Compra de libros”. SIGUIENTE.

ETAPA DE MONITOREO Y CONTROL El objetivo de esta etapa es informar a los interesados sobre los avances del proyecto y cualquier desvío que pueda requerir modificaciones en el mismo, permitiendo tomar decisiones oportunas y asegurar el éxito del proyecto. Para lograrlo, se realizan los siguientes controles:  Control de tiempos: Asegurar que la ejecución del proyecto se mantenga dentro de los plazos previstos. Analizar el avance real del proyecto y detectar desviaciones, especialmente en el camino crítico del proyecto.  Control de costos: Monitorear el desempeño del costo y detectar variaciones con respecto a la línea base aprobada. Asegurarse de que los gastos no excedan los fondos autorizados y controlar los gastos en los que se ha incurrido.  Control de calidad: Supervisar los indicadores establecidos para una gestión adecuada del proyecto, asegurando que se cumplan los estándares de calidad establecidos.  Control de cambios: Asegurar que todas las solicitudes de cambio se gestionen de manera oportuna y que solo se incluyan cambios aprobados en los informes de costos y recursos. SIGUIENTE.

HERRAMIENTAS DE MONITOREO Para monitorear efectivamente el nivel de gestión del proyecto, se sugiere utilizar indicadores y tableros de control. Estos indicadores se establecen al inicio del ciclo de vida del proyecto y permiten monitorear el estado del proyecto a lo largo del tiempo, detectando posibles desviaciones de costos, tiempos, cumplimiento de entregables y reuniones. En la siguiente imagen, vemos una imagen de un tablero de control de proyecto que nos permite mantenernos informados acerca de los avances del proyecto y sus posibles desviaciones. SIGUIENTE.

ETAPA DE CIERRE. ¿QUÉ HERRAMIENTA UTILIZAR? El proyecto se puede dar por finalizado formalmente cuando se presenta un informe de cierre, que incluye un repaso de aspectos como los entregables gestionados, ejecución de tiempos, costos incurridos, recursos humanos implicados y los indicadores finales de gestión del proyecto. Es esencial formalizar el cierre del proyecto ante los interesados y definir las modificaciones necesarias para la puesta operativa de los resultados. Luego del cierre, debemos aprovechar las lecciones aprendidas, contando con un registro de inconvenientes que hemos tenido a lo largo del proyecto y las oportunidades de mejora. Esto nos permite mejorar la productividad y eficiencia de proyectos futuros dentro y fuera de la empresa. Posibles situaciones a registrar: Algunos ejemplos de inconvenientes son las omisiones en la planificación de tiempos, recursos económicos, recursos humanos y comunicaciones, así como problemas de las metodologías, dinámicas y herramientas utilizadas. SIGUIENTE.

¿QUÉ ES LA RESILIENCIA? La resiliencia se define como la capacidad de los seres humanos para adaptarse positivamente a situaciones adversas. Por ejemplo, en un emprendimiento, el fracaso siempre es una posibilidad y debemos estar preparados para volver a empezar cuando las cosas no salen como estaban previstas. Hay que consciente de que el éxito y el fracaso están siempre presentes, y tener la energía para volver a empezar cada vez que los resultados no son como se esperaban. En la gestión de proyectos, es imposible predecir todas las variables que influirán en la vida de un proyecto, pero hay buenas prácticas que pueden aumentar la probabilidad de éxito. Debemos tener presente que todos los proyectos pueden fallar, y un emprendedor debe ser resiliente ante esta posibilidad. SIGUIENTE.