MP1 UF3

El archivo centralizado es aquel que: El archivo se encuentra físicamente en un único lugar. Guarda documentos importantes por su valor histórico y documental. Es habitual en grandes multinacionales. El archivo se encuentra en distintos puntos de la empresa.

Según su grado de utilización los archivos pueden ser: Archivos de documentos, archivos de microfilm y archivos informatizados. Archivos centralizados y archivos descentralizados. Archivos formales y archivos informales. Archivos activos, semiactivos e inactivos.

En la ordenación alfabética: Deben tenerse en cuenta solo las graduaciones y el estado civil. Sí se tienen en cuenta los títulos honoríficos y nobiliarios y deben ordenarse de esa manera. Ninguna respuesta es correcta. No se tienen en cuenta los títulos honoríficos o nobiliarios de las personas para la clasificación.

La carpeta del correo electrónico en la que se guardan los correos pendientes de envío es: Bandeja de entrada. Bandeja de salida. Correos enviados. Borradores.

Con este modo de archivo que almacena mediante microfotografías se reduce el tamaño del papel original y se graba la imagen en una película: Archivo informatizado. Archivo de documentos. Archivo telemático. Archivo microfilm.

Se utiliza para guardar documentación de uso habitual y frecuente. También puede llamarse archivo de oficina o archivo de gestión: Archivo pasivo. Archivo activo. Archivo inactivo. Archivo semiactivo.

No es una fase del proceso de archivo en la empresa: Referenciación. Purga. Plan de mejora. Revisión.

La principal desventaja de la clasificación por materias o temática es: Se debe tener muy clara la fecha del documento porque es el principal criterio de orden que se sigue. Un mismo documento puede tener más de una temática y esto puede dificultar su clasificación. Es complicada la búsqueda de información en este tipo de archivos. No cuenta con ninguna desventaja.

En el nivel de seguridad o protección alto: No se incluyen datos sobre creencias, raza, vida sexual o salud. El acceso a los documentos es libre. No es necesario redactar un documento de seguridad. Solo se pueden copiar o reproducir los documentos bajo el control de personal autorizado.

En la ordenación alfabética, en el caso de sucursales de empresas que tengan el mismo nombre, se ordenarán de acuerdo a: Su población. Su provincia. Su CIF. Su dirección postal.

El derecho del ciudadano que permite que se supriman los datos que resulten inadecuados o excesivos es el de: Rectificación. Oposición. Cancelación. Acceso.

La clasificación alfabética clasifica la información por orden alfabético y debe seguir la pauta de: Los nombres propios de las personas se ordenan según el primer apellido y si este coincide se ordenan por el segundo apellido. Los nombres propios de las personas se orden según el nombre de la persona. En los nombres de las empresas se deben tener en cuenta palabras genéricas como "Hijos", "Sociedad " o "Compañía" a la hora de establecer un orden. Los nombres propios de las personas se ordenan según el primer apellido y si este coincide se ordenan por el nombre.

Determina cuál de las siguientes afirmaciones sobre el proceso de archivo es la correcta: Los documentos laborales deben conservarse, al menos, cinco años en la empresa. Cuando los documentos no son útiles para la empresa, pueden quemarse o enterrarse. Los documentos que queramos utilizar del archivo deben extraerse de manera aislada. Los derechos de propiedad de una empresa son documentos que deben conservarse durante diez años.

Las bases de datos cuentan con diversos elementos, que son: Parte analógica y parte digital. Parte física, parte lógica y parte humana. Parte física y parte mental. Parte relacional y parte estructural.

Los tipos de clasificación de documentos que podemos encontrarnos en las empresas son: Alfabética, geográfica, temática, numérica y cronológica. Analógica y digital. Primaria y secundaria. Cronológica, numérica y geográfica.

El archivo que se encuentra en más de un punto físico en atención a las características y necesidades de la empresa se denomina: Archivo centralizado. Archivo departamentalizado. Archivo lineal. Archivo descentralizado.

Para que una base de datos esté informatizada, necesitamos un hardware, ¿qué elemento es?. La parte ambiental. La parte física. La parte lógica. La parte humana.

El derecho del ciudadano a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de carácter personal es el derecho de: Oposición. Acceso. Cancelación. Rectificación.

Contiene documentos importantes por su valor histórico y/o documental, dado que su uso no es necesario actualmente en el seno de la empresa. Archivo activo. Archivo inactivo, definitivo o pasivo. Archivo semiactivo. Archivo provisional.

En una base de datos, el elemento que contiene la información que se atribuye a cada registro es: Campos. Tablas. Celdas. Registros.

La fase del proceso de archivo que consiste en destruir con máquinas destructoras de papel los elementos que ya no son útiles para la empresa se denomina: Conservación. Utilización. Incorporación. Purga.

Los archivos informáticos deben guardarse en lugares ignífugos, lo cual quiere decir que: Son lugares resistentes a las inclemencias meteorológicas. Son archivos que deben incorporar copias de seguridad. Son lugares resistentes al fuego. Son lugares con una importante protección de seguridad para evitar robos o extracciones.

El archivo que almacena sus documentos en formato papel es el: Archivo de documentos. Archivo telemático. Archivo informatizado. Archivo microfilm.

El derecho del ciudadano que permite conocer y obtener de forma gratuita información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento es el de: oposición. acceso. cancelación. rectificación.

El archivo inactivo es aquel que: Contiene documentos importantes por su valor histórico. Cuenta con archivos que rara vez se utilizan en la empresa. Todas las respuestas son correctas. También es denominado archivo definitivo o pasivo.

El archivo que se encuentra físicamente en un único lugar y de allí se distribuye la documentación al departamento que la necesita se denomina: Archivo lineal. Archivo descentralizado. Archivo departamentalizado. Archivo centralizado.

En la ordenación alfabética, cuando coincida el primer apellido de la persona clasificaremos según: La población de residencia. El nombre y apellido. El nombre de la persona. El segundo apellido.

La nube es: El correo electrónico utilizado en las empresas. Una carpeta incluida dentro de la aplicación del correo electrónico. La base de datos que utilizan las empresas para su día a día. Un sistema de almacenamiento que guarda gran cantidad de documentos sin que llenen espacio en el ordenador.

En una base de datos, la estructura en la que se almacenan los datos a través de filas y columnas es: registros. tablas. celdas. campos.

¿Cómo se envía un burofax?: El envío se puede realizar acudiendo a las oficinas de Correos o, con la misma validez legal, mediante el servicio online que presta Correos en su página web. Necesariamente hay que acudir a las oficinas de Correos. Necesariamente hay que enviarlo a través del servicio on-line que presta Correos en su página web. No puede enviarse por Internet.

En qué proceso de la correspondencia se integran los programas informáticos de gestión documental que, a través de la digitalización, convierten los documentos en papel en archivos informáticos que son los que posteriormente serán manipulados: Recepción y clasificación. Distribución. Numeración. Registro.

El primer filtro de la correspondencia lo realiza la persona encargada de recibirla, rechazando la correspondencia equivocada y separando la propaganda, que tendrá un tratamiento distinto. Esta fase de gestión de la correspondencia se denomina: Recepción y clasificación. Distribución. Numeración y registro. Ninguna es correcta.

La gestión de la correspondencia de entrada engloba su tratamiento y registro que, básicamente, integra los pasos de: Recepción, clasificación y distribución. Numeración y registro. Recepción, clasificación, distribución, numeración y registro. Ninguna es correcta.

Los procedimientos de seguridad a la recepción implican: Anotar en el registro los datos correspondientes al envío. Anotar en el registro los datos relativos al contenido. Anotar el carácter de confidencial en el apartado "observaciones" del registro. Ninguna de las afirmaciones es exacta.

Para guardar los documentos que han perdido su utilidad práctica de consulta, pero siguen teniendo valor histórico o documental, se utilizará: El archivo activo. El archivo semiactivo. El archivo definitivo. El archivo central.

El escritorio es: Fichero especial que sirve para contener y agrupar archivos y otras carpetas. Conjunto de datos relacionados entre si. Un contenedor de archivos según el criterio del usuario. El elemento de conexión y comunicación entre el usuario y el ordenador.

Las estructuras en las que se almacena la información, ordenada en filas y columnas forman: Tablas. Registros. Campos. Todas son válidas.

El término "archivo" se aplica: Al lugar donde se conserva un conjunto ordenado de documentos. A la institución encargada de la conservación de los documentos. Las dos acepciones son correctas. Ninguna de las dos acepciones primeras es correcta.

La legislación establece tres niveles de seguridad, respecto de los que deberán adoptarse distintas medidas de privacidad y protección. A los archivos que contengan datos de infracciones penales y administrativas se aplicará las de: Nivel básico. Nivel medio. Nivel alto. Todas.

La información de alto valor que se actualiza frecuentemente, ¿con qué frecuencia debe guardarse?: Diaria. Semanal. Mensual. Anual.

Señala qué afirmación es verdadera: En ningún caso la forma de doblar las cartas irá condicionada por el formato y tamaño del sobre que se va a utilizar. La forma de doblar las cartas irá condicionada por el tamaño del papel que se va a utilizar. En todo caso, la forma de doblar las cartas irá condicionada por el formato y tamaño del sobre que se va a utilizar. Ninguna respuesta es correcta.

Los mensajes de texto breve enviados a través de la telegrafía, cuya principal característica es la rapidez de su recepción, se denominan: Correos electrónicos. SMS. Telegramas internacionales. Telegramas.

La parte de la estructura de una base de datos que contienen datos de cada uno de los elementos de la tabla, se denominan: Tablas. Registros. Campos. Todas son válidas.

Las bases de datos que permiten el acceso de varios usuarios a la vez se denominan: Relacionales. Jerárquicas. En red. Orientadas a objetos.

¿A qué nivel de protección corresponde la siguiente medida de seguridad?: "La creación y salida de soportes (CD, DVD…) que contengan datos de carácter personal deberá ser previamente autorizada": Nivel de protección básico. Nivel de protección medio. Nivel de protección alto. Corresponde a todos.

La información menos importante pero que aún contenga un cierto valor, además de la información habitual diaria ¿con qué frecuencia debe guardarse?: Diaria. Semanal. Mensual. Anual.

Los sistemas informáticos que guardan la información deben estar: en lugares ignífugos. en lugares de paso. en lugares de uso común. todo depende del antivirus.

Son datos de carácter personal: Nombre y DNI. Nombre, filiación y DNI. Cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables. Las creencias religiosas.

Todos los documentos que están en un ordenador se guardan en: carpetas. archivos. carpetas y archivos. unidades de almacenamiento.

En la fase de numeración y registro las nuevas tecnologías aportan soluciones que la hacen mucho más cómoda. ¿En qué sentido?: Se permite la emisión de etiquetas con un número que se pegan en el documento en papel y permiten su correcto archivado. A través de los programas de digitalización se imprime un sello en la copia digital. Los programas enlazan con una aplicación con estructura de tablas y registran los documentos digitalizados. Todas son correctas.

Los archivos microfilmados ya prácticamente no se utilizan, ya que esta técnica ha sido sustituida por: La digitalización de documentos. El escaneado de documentos. La informatización de documentos. Las tres opciones anteriores significan lo mismo.

En cumplimiento de la normativa existente, las empresas deben: Aplicar en el tratamiento de su correspondencia procedimientos que aseguren el respeto a la confidencialidad. Aplicar en el tratamiento de su correspondencia procedimientos que impidan el acceso a los mismos por personal no autorizado. Las dos afirmaciones son correctas. Las dos afirmaciones son incorrectas.

¿Cuándo está justificado el archivo?: Sólo está justificado si es eficaz. Sólo está justificado si es económico. Sólo está justificado si es práctico. Sólo está justificado si se consulta con frecuencia.

Una modalidad de servicio que presta Correos consiste en cartas en las que se garantiza la recepción mediante la firma del destinatario o una persona autorizada. Si no pudiera entregarse, se advertirá al receptor mediante un aviso de que dispone de 15 días para recoger el envío en una oficina de Correos. Se denomina: Carta ordinaria. Carta certificada. Carta urgente. Postal Exprés.

Una base de datos: Es un sistema de almacenamiento de datos ordenados. Es un sistema informático compuesto por hardware y software. Es un sistema informático compuesto por hardware, software y las personas que lo utilizan. Está compuesto por una parte física (el hardware) y una parte lógica (el software) y una parte humana (las personas que lo utilizan).

En los archivos informatizados se almacenan: Documentos generados en equipos informáticos. Documentos generados en soporte papel y posteriormente digitalizados. Tanto documentos generados en equipos informáticos como en papel. Documentos generados en CD.

¿Cómo se controla y restringe el acceso a la correspondencia?: Nombrando un responsable de la custodia. Controlando la realización de copias. Creando un registro de acceso. Todas son correctas.

Clasificar y ordenar los documentos: Debe tener unos criterios de utilización y consulta complicados para que no pueda acceder cualquier persona. Debe permitir recuperar la información con facilidad y rápidamente. No tiene que ser flexible. El mantenimiento no tiene porqué ser constante.

Para guardar los documentos de consulta poco frecuente se utilizará: El archivo activo. El archivo definitivo. El archivo semiactivo. Ninguna es correcta.

Un archivo es: Un conjunto de documentos acumulados en un lugar determinado. Un conjunto ordenado de documentos guardados en un lugar determinado. Toda la documentación que encontramos en un lugar determinado. Ninguna respuesta es correcta.

Una vez que la correspondencia se ha registrado el siguiente paso es: Distribución. Numeración y registro. Recepción y clasificación. Ninguna es correcta.

Las funciones del archivo son: Conservar la documentación y servir de centro de información. Conservar toda la documentación que llegue a la empresa. Conservar y servir de centro de consulta de la documentación. Conservar, consultar, servir de elemento probatorio y de centro activo de información.

¿Cómo se gestionan los procedimientos de seguridad y confidencialidad en el envío de la correspondencia?: Hay que conservar siempre un borrador. No debe conservarse los originales. No deben utilizarse sobres de ventanilla. Ninguna es correcta.

El Servicio destinado a empresas que necesitan intercambiar correspondencia periódica o paquetería entre un punto y varios destinos de España, personalizando cada contrato pudiendo elegir los días y horarios de recogida y entrega más convenientes para el cliente, de forma que se agrupan en un embalaje autorizado todos los envíos que se deseen, se denomina: Correo Urgente Internacional. Valija. Paquetería. Postal Express.

Para evitar el deterioro o la destrucción de los archivos informáticos: Debemos imprimir los documentos más importantes. Debemos contratar a una empresa especializa en estos servicios. Debemos realizar periódicamente copias de seguridad. Debemos nombrar un responsable de seguridad.

Los archivos por microfilm y los informatizados: Realmente los archivos por microfilm han sustituido a los informatizados. Son excluyentes si se utiliza uno, no debe utilizarse el otro. Realmente los informatizados han sustituido a los archivos por microfilm. Son complementarios, se utilizan conjuntamente.

Además del telegrama nacional e internacional, ¿Qué otro tipo de telegrama existe?. telegrama digital. telegrama analógico. telegrama online. telegrama express.

¿Cuál de los siguientes no es un documento enviado por un servicio de mensajería?. carta certificada. valija. telegrama. paquetería urgente.