Planificación y Gestión del Tiempo

1. ¿Qué es la planificación estratégica?. Planificación para conseguir los objetivos o propósitos generales de la empresa, así como proporcionar las herramientas de evaluación, seguimiento y medición de resultados que permitan detectar las oportunidades y mejoras continuas de su actividad. Planificación que describe las diferentes tareas correspondientes a cada área de actividad de la organización y está relacionada con los objetivos específicos de la organización. Planificación del día a día de las diferentes tareas que se ejecutan a diario en una organización, aunque tiene dos niveles de planificación: diario o semanal. Está relacionada con los objetivos operativos.

2. Una característica de la planificación operativa es: Es diseñada e implementada por la alta dirección. Es diseñada e implementada por los mandos intermedios. Es una planificación a mediano plazo. Es una planificación a corto plazo, en períodos reducidos.

3. Algunas responsabilidades del gestor del equipo son: comunicar. justificar. dirigir. contratar. controlar.

4. Según Eisenhower, si una tarea es importante y urgente, debemos: planificarla. hacerla ya. delegarla. minimizarla.

5. Algunas características comunes a los diferentes tipos de proyectos son: No es necesario que se ajusten a un plazo de tiempo limitado. Cuentan con un propósito. Determinados proyectos no necesitan estar sujetos a seguimiento. Se orientan a la consecución de un resultado. Las fases mínimas que tienen todos los proyectos son la fase de ejecución y la fase de entrega. Involucran a personas, que actúan en base a distintos roles y responsabilidades.

6. Los procesos de gestión de proyectos se dividen en los siguientes grupos, aplicables a todos los tipos de proyectos: Planificación, ejecución y entrega. Planificación, ejecución, seguimiento y entrega. Preparación, planificación, ejecución, seguimiento y entrega. Preparación, planificación, ejecución, seguimiento, entrega y evaluación.

7. ¿A qué fase de un proyecto nos estamos refiriendo con la siguiente definición?: “Esta fase representa el conjunto de tareas y actividades que supone la realización del proyecto”. la fase planificacion. la fase de inicio. la fase de ejecución. la fase de control. la fase de cierre.

8. Uno de los sistemas más efectivos para organizarse y planificarse a la hora de llevar a cabo un proyecto, o un plan es el “Getting Things Done” (GTD), que consiste en: Marcar cada una de las tareas con una letra o un número, dependiendo del nivel de urgencia que le quieras aplicar. La importancia y la urgencia de la tarea. Una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. En separar tus trabajos pendientes en bloques de tiempo, dedicando 25 minutos para trabajar a tope, y 5 minutos para descansar y hacer lo que quieras.

9. La redacción de un objetivo personal y profesional debe incluir: Qué se quiere conseguir. Quién lo tiene que realizar. Qué problema se quiere solucionar. Todas las respuestas anteriores son correctas.

10. La definición de metas u objetivos puede realizarse siguiendo la metodología SMART, que propone que los objetivos se definan claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación. Verdadero. Falso.

1. Gestionar tu tiempo de manera eficaz significa que eres capaz de: Tener más tiempo libre para tu ocio. Poder hablar más tiempo por teléfono con tus clientes y proveedores. Priorizar tus tareas dependiendo de su importancia, urgencia y/o resultados. Alcanzar un nivel excelente en tu bienestar.

2. El “tiempo” tiene unas características peculiares, ¿Cuáles son?. Elástico, subjetivo, personal. Igualitario, intercambiable e independiente. Elástico, inexorable, independiente. Igualitario, insustituible e indispensable.

3. La indefinición del puesto de trabajo, o la descoordinación entre tarea y puesto afecta a la correcta gestión del tiempo en la empresa: Verdadero. Falso.

4. La Ley de Pareto plantea que el 20% del tiempo se consume en tareas de escasa importancia y productividad, mientras que a los asuntos importantes se les asigna sólo un 80%. Verdadero. Falso.

5. La Ley de Carlson plantea que: Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realizara de manera continua. Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización. El valor de una tarea no aumenta en la misma proporción que el tiempo que se le dedica. Cada persona tenemos un tipo de personalidad, que puede ser A o B según esta Ley.

6. La correcta gestión del tiempo depende de: Alguien nos obliga a ser eficientes. Tener la obligación de cambio. Analizar de un modo general la manera en que lo utilizamos. Conocer las diversas herramientas y técnicas de gestión del tiempo.

7. Calcular de forma realista el tiempo necesario para completar las tareas en relación a su complejidad. Dar todo el tiempo que haga falta a cada tarea hasta conseguir que resulte de forma excelente y sin pensar en los demás. Hacer análisis de los desperdiciadores de tiempo (cronófagos) y centrarse en lo verdaderamente importante. No es necesario medir nuestra dedicación a cada tarea. El resultado es lo que importa. Lo importante es satisfacer al jefe. El tiempo es lo de menos.

8. Para organizar tu propio trabajo y poder cumplir los plazos establecidos es necesario disponer de algunos útiles como: Pedir al jefe que nos diga qué instrumentos necesito para cumplir los plazos y organizar bien mí tiempo. La Agenda (sea papel o electrónica), la información escrita, los papeles propios, el teléfono, portátil, etc. No es realmente necesario nada especial. Las cosas vienen por sí solas. Una secretaria o alguien en quien delegar.

9. La organización personal tiene que ver con: No permitir que nadie se entrometa en mi trabajo personal. Organizar un sistema de persecución de asuntos. Revisión de papeles. Organización del horario personal. Planificar (hacer una lista de las labores que más comúnmente ejecutamos y priorizarla). Empezar por la primera y no perder el proceso decidido. Delegar. Todo ello con una planificación de al menos del 50% de nuestro tiempo. Negociar con los compañeros y colegas el modo de abordar nuestro trabajo. Planificar todo el tiempo sin dejar resquicios para lo imprevisto.

10. Son ladrones del tiempo: Interrupciones. Teléfono. Correo electrónico. La desorganización personal. No saber decir NO. Improvisación.

11. Estás concentrado trabajando en una tarea que es importante. Se acerca un compañero/a y te dice que, si le puedes atender 5 minutos, que quiere comentarte una cosa. ¿Cómo debes actuar?. Le dices que no puedes atenderle. Sólo realizas las tareas que has planificado previamente en tu agenda. Le preguntas de qué tema se trata, por si pudiese ser algo urgente y para poder valorar el tiempo que puede durar la interrupción. Analizas la situación. Si consideras que no es urgente, le dices que estás a punto de acabar una cosa y que si no le importa en cuanto puedas le avisas para comentarlo. Le dices que sí, sin preguntarle sobre el tema que quiere comentarte, ya que consideras que es de mal compañero no atenderle. Como a ti no te gusta que te lo hagan cuando vas a preguntar algo, piensas que tienes que actuar en consecuencia.

12. ¿Podrías indicar qué barreras internas, es decir, propias de las competencias o habilidades personales, pueden ser un obstáculo para la gestión del tiempo?. La impulsividad: impaciencia por actuar y falta de prioridad. No saber cuál es la misión en tu puesto de trabajo. Cambio de prioridades constantes.

13. Según el método ABC, las tareas que son importantes, pero puedes ser delegadas, se denominan: tarea A. tarea B. Tarea C.

14. La procrastinación es... La estrategia de afrontamiento más eficaz para evitar la postergación de tareas. Un “ladrón de tiempo” o cronófago Externo. Un objetivo de trabajo y un planeamiento bien dirigido por el responsable. La tendencia a dejar para mañana las tareas que sabemos que tendríamos que estar haciendo hoy.

15. ¿Qué entendemos como Imprevistos en la gestión del tiempo?. Aquello que sabemos que puede suceder. Aquello que surge de forma imprevista.

16. Cuando realizamos una planificación de nuestras tareas, qué % tengo que dejar libre para imprevistos e interrupciones?. 20%. 30%. 40%. 50%.

17. Los “cronófagos” o ladrones de tiempo, que más perturban del tiempo disponible y nos hacen malgastar nuestro tiempo en el trabajo... El teléfono. Correos, papeleo, lecturas. Reuniones, Visitas e interrupciones. Todas las anteriores son correctas.

18. Lo importante es algo que cobra trascendencia porque no se ha planificado bien. ¿Esta afirmación es verdadera o falsa?. Verdadero. Falso.

19. ¿qué tipo de agenda es mejor para realizar una buena planificación: Agenda de papel. Agenda electronica. Aquella que mejor se adapten a tus características y mejor se adapten a tu forma de trabajar.

20. El primer hábito de la gente altamente efectiva, según Covey es ser Proactivo. Esto consiste en: Tener objetivos precisos a los cuales acercarnos. Ser los responsables de nuestra conducta. Establecer prioridades en los objetivos y las tareas cotidianas. Pensar en Ganar-Ganar.

1. ¿Sabrías decirnos qué ventaja no corresponde a la delegación?. Disponer de más tiempo para dedicarnos a tareas más importantes. Demostrar conocimientos y capacidades para desempeñar nuevas tareas. Potenciar la asertividad con las personas de nuestro entorno laboral. Supervisar en lugar de hacer.

2. ¿Cuál es uno de los principales motivos por el cual hay personas que no quieren delegar?. A: Porque hay tareas no delegables. B: Porque hay personas que consideran que no hay nadie capacitado para poder delegar. C: Porque hay personas que se sienten culpables cuando delegan. D: Las respuestas b y c son correctas. E: Todas las respuestas son correctas.

3. ¿Cuáles son algunas de las ventajas de delegar?. Disponer de más tiempo. Sensación de perder la autoridad. Dedicarse a tareas relevantes. Mayor carga de trabajo. Disponer de mayor perspectiva.

4. La cantidad de tareas que puedas delegar dependerá de la habilidad, experiencia y fiabilidad de tus colaboradores. Verdadero. Falso.

5. ¿Qué tareas se pueden delegar?. Trabajos rutinarios habituales. Tareas que nos roban mucho de tiempo. Temas con implicaciones significativas para la empresa. Tareas urgentes y no importantes. Evaluación de resultados.

6. ¿Cuáles son algunos de los inconvenientes de delegar?. Mayor responsabilidad. No todas las tareas son delegables. No podemos delegar lo que no conocemos. Realizar múltiples tareas. Potenciar las capacidades gerenciales.

7. Cuando comuniquemos a la persona delegada la tarea que le vamos a delegar, es importante: Explicarle rápidamente lo que tiene que comenzar a hacer y el resto ya lo irá aprendiendo con el tiempo. Comentarle por encima cuál es su cometido para que no se agobie con la responsabilidad. La fecha exacta del traspaso y el período de tiempo que estará vigente. Comenzar la realización de la tarea para ganar tiempo y luego ya irán añadiendo los recursos.

8. A la hora de efectuar el seguimiento y control de la tarea delegada, es conveniente que. No reconocer públicamente cuando un trabajo ha sido realizado satisfactoriamente. Comunicar si dudamos de la capacidad de la persona delegada. Intervenir sólo cuando sea absolutamente necesario, pero no antes. Aceptar cualquier trabajo, aunque no esté finalizado.

9. Las ventajas de evaluar los resultados para quien delega son: Conocer cómo se está desarrollando el proceso. Conocer mejor al delegado. Motivación mediante el reconocimiento.

10. ¿Cuáles son los errores más comunes por la falta de delegación?. Imponer condiciones a los empleados. Usar el poder para resolver conflictos. No corregir los errores de los delegados. Comunicar de forma incompleta lo que se espera conseguir. Dejar que los delegados tomen decisiones y las comuniquen a la Dirección.

1. ¿Qué características corresponden al trabajo en equipo? (varias respuestas). Grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. Conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar. Cada miembro está especializado en un área determinada. Cada miembro realiza su trabajo y responde individualmente del mismo. Cada miembro es responsable de un cometido.

2. A qué corresponde la siguiente definición: “Conjunto de personas capaces de interactuar siendo conscientes del conocimiento, habilidades y actitudes de cada uno de ellos, reconociendo a los demás y a sí mismos como integrantes de una unidad; que en pro de un trabajo de mayor calidad y/o cantidad que individualmente, aceptan objetivos comunes, con reglas pactadas comunes, y se unifican y asumen como propias las decisiones acordadas”. Equipo. Grupo.

3. ¿Cuáles son las “5 C” del trabajo en equipo?. Complementariedad, Combinación, Comunicación, Confianza, Compromiso. Complementariedad, Coordinación, Comunicación, Confianza, Compromiso. Complementariedad, Coordinación, Comunicación, Cordialidad, Compromiso. Complementariedad, Coordinación, Comunicación, conciliación, Compromiso.

4. Algunas ventajas del trabajo en equipo son. Amplitud de conocimientos. Mayor consumo de tiempo. Posibilidad de generar conflictos. Motivación. Diversidad de enfoques.

5. ¿Cuál es el tamaño óptimo de un equipo interdisciplinar de trabajo?. Entre 2 y 4 miembros. Entre 4 y 6 miembros. Entre 6 y 8 miembros. Cualquier tamaño es correcto.

6. ¿Cuáles son las ventajas de un equipo grande de trabajo?. Mayores recursos. Aumento del rendimiento del grupo ante determinadas tareas. Mayor diversidad funcional de sus miembros. Problemas de organización y coordinación. Disminuyen los niveles de participación global. Formación de subgrupos.

7. Los principales rasgos que definen a un líder que conduce a un equipo hacia la búsqueda del alto rendimiento son: Altos conocimientos en finanzas. Ser humildes y personas de confianza. Talento para movilizar al talento. Agilidad de pensamientos. Dar confianza. Saber delegar.

8. El líder es la persona capaz de movilizar a una serie de individuos con el fin de lograr una meta previamente establecida. Verdadero. Falso.

9. Algunas características que debe tener un miembro de un equipo de trabajo son: (varias posibles respuestas). Culto. Colaborador. Leal. Inconformista. Respetuoso. Rápido.

10. Un equipo multidisciplinar es aquel en el que sus miembros conservan sus habilidades funcionales individuales, pero trabajan con gente de otras especialidades. Verdadero. Falso.

1. ¿Qué es la planificación táctica?. Planificación para conseguir los objetivos o propósitos generales de la empresa, así como proporcionar las herramientas de evaluación, seguimiento y medición de resultados que permitan detectar las oportunidades y mejoras continuas de su actividad. Planificación que describe las diferentes tareas correspondientes a cada área de actividad de la organización y está relacionada con los objetivos específicos de la organización. Planificación del día a día de las diferentes tareas que se ejecutan a diario en una organización, aunque tiene dos niveles de planificación: diario o semanal. Está relacionada con los objetivos operativos.

2. Una característica de la planificación estratégica es: Es diseñada e implementada por los mandos intermedios. Es una planificación a mediano plazo. Es diseñada e implementada por la alta dirección. Es una planificación a corto plazo, en períodos reducidos.

3. Algunas responsabilidades del gestor del equipo son: Motivar. Justificar. Desarrollar. Contratar. Adjudicar.

4. Según Eisenhower, si una tarea es importante pero no urgente, debemos: Planificarla. Hacerla ya. Delegarla. Minimizarla.

5. ¿A qué fase de un proyecto nos estamos refiriendo con la siguiente definición?: “En esta fase es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, aquí se redacta la propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se estima como se llevará a cabo y se hace una evaluación de los riesgos, además se hacen estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos materiales y financieros disponibles”. La fase de planificación. La fase de inicio. La fase de ejecución. La fase de control. La fase de cierre.

6. Antes de planificar las tareas, es importante que sepas distinguir qué es lo verdaderamente importante y urgente para poder darle respuesta en primer lugar. De las siguientes tareas, ¿cuáles crees que son las importantes y urgentes?. Consultar con regularidad el correo electrónico. Resolver situaciones críticas. Realizar la planificación mensual. Ordenar la mesa de trabajo. Acudir a una reunión con un cliente.

7. Imagina que un cliente te hace un encargo muy importante: realizar un presupuesto con carácter de urgencia porque lo necesita para mañana. La elaboración de este presupuesto es una tarea importante y urgente, por lo que debes revisar tu agenda para ver cómo puedes encajarla. Te mostramos una lista de tareas que tienes programadas para ese mismo día. ¿Cuáles podrías retrasar para poder atender esta tarea que te ha llegado de improviso?. Realizar una llamada para atender una queja de un cliente importante. Informar a tu equipo de que dentro de dos semanas tenéis una reunión extraordinaria. Responder a un correo electrónico de un proveedor que te solicita una reunión de contacto. Revisar un trabajo que tiene que entregarse al día siguiente al cliente.

8. Cuando planificas tu agenda, ¿qué porcentaje de tiempo se aconseja dejar para aquellas tareas que no pueden planificarse?. Se aconseja dejar aproximadamente un 40% para imprevistos o tareas que no se pueden planificar. Se aconseja dejar aproximadamente un 30% para imprevistos o tareas que no se pueden planificar. Se aconseja planificar todas las tareas sin dejar ningún hueco a los imprevistos. Estos son ladrones de tiempo que tenemos que evitar y saber gestionar.

9. Priorizar tus tareas dependiendo de los resultados esperados: Determinar el orden de tus tareas en base a los siguientes criterios: Importante y Urgente, importante y no urgente, urgente, no urgente, no importante. Desechar desde por la mañana las visitas imprevistas. Saber decir no al jefe. Hacer sobre todo lo que a uno le satisface.

10. La correcta gestión del tiempo depende de: Tomar conciencia de nuestra situación. Tener voluntad de acción. Diseñar nuestro propio plan de acción. Tener permiso de la dirección de la empresa. Modificar nuestro hábitos y actitudes personales.

12. ¿Podrías indicar qué barreras internas, es decir, propias de las competencias o habilidades personales, pueden ser un obstáculo para la gestión del tiempo?. La impulsividad: impaciencia por actuar y falta de prioridad. No saber cuál es la misión en tu puesto de trabajo. Cambio de prioridades constantes.

13. El criterio ABC como estrategia para gestionar los ladrones de tiempo consiste en: Generar el hábito de catalogar como cualquier actividad, incluso las imprevistas, para tratarlas en consecuencia. Preparar una lista de las cosas a hacer mañana. Asignar prioridades a las tareas diarias. Controlar todos los días las tareas diarias.

14. Para planificar el día a día mediante la Agenda de una manera eficaz se debe: Tener una agenda para cada ámbito (personal, profesional…). Utilizarla de fácil y cómoda para llevarla siempre consigo. Reservar las tareas importantes al comienzo o al final de la jornada. Reagrupar citas, llamadas o respuestas a correos electrónicos para los momentos de máximo rendimiento.

15. Una estrategia para evitar las interrupciones es Implantar la hora tranquila, que se caracteriza por: Aprovechar este tiempo para estar lo más tranquilo y relajado posible. Aprovechar este tiempo para solucionar las tareas más importantes o que requieran de mayor concentración. Realizar ejercicios de relajación. Implantar una hora en la que no contar problemas.

16. Según el método Eisenhower, una tarea importante y no urgente debemos delegarla inmediatamente. Verdadero. Falso.

17. Lo importante es algo que cobra trascendencia porque no se ha planificado bien. ¿Esta afirmación es verdadera o falsa?. Verdadero. Falso.

18. Los “cronófagos” o ladrones de tiempo, que más perturban del tiempo disponible y nos hacen malgastar nuestro tiempo en el trabajo... El teléfono, correos, papeleo, lecturas. Reuniones, Visitas e interrupciones. Todas las anteriores son correctas.

19. ¿Qué tareas no se deben delegar?. Tareas que potencien el desarrollo de un subordinado. Determinación de objetivos. Dirección del equipo. Asuntos confidenciales. Tareas que no nos motivan.

20. Las ventajas de evaluar los resultados para quien recibe la delegación son: Obtener información para ejecutar mejor su trabajo y/o superar sus deficiencias. Orientar y ayudar en el desarrollo de la tarea. Conocer cómo está realizando su trabajo.

21. ¿Cuál es uno de los principales motivos por el cual hay personas que no quieren delegar?. A: Porque hay tareas no delegables. B: Porque hay personas que consideran que no hay nadie capacitado para poder delegar. C: Porque hay personas que se sienten culpables cuando delegan. D: Las respuestas b y c son correctas. E: Todas las respuestas son correctas.

22. Estás delegando una de tus tareas a una persona de tu equipo. Se trata de una tarea un poco compleja, por lo que previamente has analizado detenidamente las ventajas de delegarla y si hay algún obstáculo que lo impida. Te reúnes con la persona que crees más adecuada para traspasarle la tarea. La reunión no dura más de diez minutos. ¿Crees que se ha realizado un traspaso adecuado?. SI. NO.

23. Delegar responsabilidades en las personas adecuadas para que contribuyan al cumplimiento de plazos comunes implica un proceso como: No hace falta ningún proceso especial. Las personas son inteligentes y conscientes de lo que hacen. Decidir sobre la materia a delegar: Seleccionar, informar , dar autoridad y poder necesarios para la acción y toma de decisiones, establecer los puntos de control, respetar el derecho al error y ser reconocido en base a los resultados obtenidos. La delegación es un problema grave para las organizaciones. No conviene ponerla en la práctica porque la experiencia nos dice que no funciona. La delegación es un proceso de formación en tareas repetitivas que debe estar controladas permanentemente por un Mando Intermedio y un Responsable de calidad.

24. Las principales barreras en el proceso de delegación se manifiestan en frases como: “Pierdo mucho tiempo en explicarme para poder delegar”. “Delegar me permite tener más tiempo para planificar”. “Hacer el trabajo personalmente es más fácil y más rápido”. “Si delego parte de mi trabajo no soy responsable de los resultados”. “Si quiero que un trabajo esté bien hecho debo hacerlo yo mismo”. La cantidad de tareas que puedas delegar dependerá de la habilidad, experiencia y fiabilidad de tus colaboradores.

25. Algunas desventajas del trabajo en equipo son. Amplitud de conocimientos. Mayor consumo de tiempo. Posibilidad de generar conflictos. Motivación. Diversidad de enfoques.

26. ¿Cuáles son las desventajas de un equipo grande de trabajo?. Mayores recursos. Aumento del rendimiento del grupo ante determinadas tareas. Mayor diversidad funcional de sus miembros. Problemas de organización y coordinación. Disminuyen los niveles de participación global. Formación de subgrupos.

27. El concepto de sinergia supone que los resultados de un equipo de trabajo pueden ser superiores a la suma de los esfuerzos y capacidades de cada uno de los miembros de ese equipo. Verdadero. Falso.

28. Los principales rasgos que definen a un líder que conduce a un equipo hacia la búsqueda del alto rendimiento son: Altos conocimientos en finanzas. Ser humildes y personas de confianza. Talento para movilizar al talento. Agilidad de pensamientos. Dar confianza. Saber delegar.

29. Algunas características que debe tener un miembro de un equipo de trabajo son: Culto. Colaborador. Leal. Inconformista. Respetuoso. Rápido.

30. Un equipo multidisciplinar es aquel en el que sus integrantes comparten sus capacidades en alguna o todas las especialidades necesarias para entregar el resultado del equipo. Verdadero. Falso.