PROJECT MANAGMENT: GESTIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS T- 15

¿Cuál es el propósito principal de las herramientas de gestión de proyectos según el documento?. Centralizar información sobre el proyecto. Diseñar la interfaz de usuario. Gestionar la comunicación interna del equipo. Realizar análisis de mercado.

¿Qué beneficios ofrecen las herramientas de gestión de proyectos para trabajar con una línea base común?. Evitan versiones contradictorias y facilitan informes de seguimiento. Aumentan el número de reuniones del equipo y sugiere la reducción de personal para reducir costes. Permiten omitir la documentación de cambios. Reducen la necesidad de planificación.

¿Qué factores influyen en la elección de una herramienta de gestión de proyectos para una oficina?. Tamaño del proyecto, frecuencia de actualización y necesidad de trazabilidad. Preferencias personales del director del proyecto. Número de licencias de software disponibles. Costo de la herramienta y su compatibilidad con sistemas antiguos.

¿Qué tipo de herramientas aportan planificación estructurada según la clase?. Microsoft Project, Primavera P6, Artemis o soluciones equivalentes. Hojas de cálculo y calendarios compartidos. Procesadores de texto y sistemas de correo electrónico. Software de contabilidad y facturación.

¿Cuándo pueden ser suficientes hojas de cálculo y calendarios compartidos para la gestión de proyectos?. En proyectos simples. En proyectos de gran envergadura. Cuando se requiere alta trazabilidad. Si el proyecto tiene múltiples responsables.

¿Qué se debe evitar al utilizar herramientas de gestión de proyectos?. Usar la herramienta como sustituto del criterio técnico. Cargar datos con responsable. Mantener documentos actualizados. Utilizar la línea base aprobada.

¿Qué beneficio aporta la trazabilidad en algunas plataformas de gestión de proyectos?. Permite reconstruir quién modificó una fecha, un coste o un entregable. Aumenta la complejidad del proyecto. Reduce la necesidad de asignar responsables. Elimina la necesidad de informes de seguimiento.

¿Qué elementos específicos de un proyecto permiten planificar, relacionar, valorar y controlar las herramientas estructuradas?. EDT, duración, dependencias, recursos, costes, línea base, avance, hitos, camino crítico e informes. Solo el alcance y el cronograma del proyecto. Presupuesto, proveedores, comunicación externa, actividades de marketing y ventas. Actividades de marketing y ventas.

¿Qué diferencia hay entre una herramienta estructurada y una aplicación genérica como una hoja de cálculo?. La herramienta estructurada interpreta la lógica del cronograma y el impacto de cambios, mientras que la genérica solo registra datos. La aplicación genérica ofrece mejor planificación dinámica. Las herramientas estructuradas no manejan dependencias. Las aplicaciones genéricas son más adecuadas para proyectos complejos. Otorgan flexibilidad y poder de decisión para replanificar o justificar cualquier cambio.

¿Qué sucede en una hoja de cálculo si se retrasa una actividad tres días?. El técnico debe recalcular manualmente fechas posteriores, revisar presupuesto y comprobar entregables. El sistema recalcula automáticamente el camino crítico y las holguras. El avance actual en las hojas del calculo a través de la IA anticipa trabajo sin programarlo. Las tareas sucesoras se desplazan automáticamente. Se genera un informe de impacto automáticamente.

¿Cómo maneja una herramienta estructurada un retraso de tres días en una actividad?. El sistema desplaza tareas sucesoras, recalcula el camino crítico y muestra holguras. Requiere la intervención manual del usuario para ajustar todas las fechas. Solo afecta a la tarea inmediata siguiente. No se considera el impacto en el camino crítico.

¿Cómo maneja los recursos una aplicación genérica?. Requiere tablas auxiliares y comprobación manual. Asigna personas, costes y disponibilidad automáticamente. Detecta sobreasignaciones automáticamente. Gestiona la disponibilidad de recursos sin intervención.

¿Cómo se generan los informes en una aplicación genérica?. Exige diseñar informes desde cero. Los genera automáticamente con vistas filtradas. Proporciona indicadores predefinidos. Se basan en plantillas estándar de la industria.

¿Para qué tipo de proyectos son adecuadas las aplicaciones genéricas según el uso adecuado?. Proyectos simples, listas de tareas básicas o control documental. Proyectos con varias áreas, proveedores o entregables vinculados. Proyectos que requieren alta trazabilidad y gestión de dependencias complejas. Proyectos de construcción e ingeniería a gran escala.

¿En qué se debe basar la selección de una herramienta de gestión de proyectos?. En la complejidad del proyecto, no en la preferencia personal. En el costo de la herramienta. En la popularidad de la herramienta en el mercado. En la facilidad de uso para todos los miembros del equipo.

¿Cuándo se recomienda una herramienta estructurada?. Cuando existen más de 30 actividades, varios responsables, dependencias entre áreas, presupuesto distribuido o necesidad de reportar avance periódico. Para proyectos internos con pocas tareas independientes y sin presupuesto detallado. Si el proyecto solo requiere un único responsable operativo. Para la gestión de listas de tareas simples, proyectos donde solo el responsable controla la herramienta, agrega y gestiona la información en general, para luego trasmitirla a todos los miembros del equipo.

¿Qué se debe configurar primero al preparar el modelo en una herramienta estructurada?. El calendario laboral: jornada, festivos, turnos y unidad de duración. La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo). Las dependencias entre actividades. Los recursos asignados a cada tarea.

¿Qué característica deben tener las actividades creadas?. Verbo de acción, entregable asociado y responsable. Solo un nombre descriptivo. Una duración estimada sin responsable. Ser frases generales y no específicas para tener flexibilidad en la edicion.

¿Cómo se deben introducir las duraciones de las actividades?. Duraciones realistas en días laborables, no fechas fijas salvo hitos obligatorios. Fechas fijas para todas las actividades. Duraciones estimadas en horas, independientemente de los días laborables. Duraciones redondeadas al mes más cercano.

¿Qué tipo de dependencia entre actividades es la más habitual?. Fin-comienzo: una tarea no empieza hasta que termina la anterior. Comienzo-comienzo: ambas tareas empiezan al mismo tiempo. Fin-fin: ambas tareas terminan al mismo tiempo. Comienzo-fin: una tarea empieza cuando la anterior termina.

¿Qué se debe evitar hacer rutinariamente con las dependencias?. Encadenar todo el cronograma por rutina. Establecer dependencias entre tareas relacionadas. Utilizar dependencias para optimizar el cronograma. Revisar el camino crítico después de establecer dependencias.

¿Qué requiere la asignación de recursos?. Coherencia con la matriz de responsabilidades. Que todos los recursos estén asignados al 100% en todas las tareas. Asignar recursos solo a las tareas críticas. No es necesario considerar la matriz de responsabilidades.

¿Qué alerta una herramienta como Microsoft Project si una persona aparece asignada al 100% en dos actividades simultáneas?. Sobreasignación. Disponibilidad de recursos. Cumplimiento del cronograma. Costos adicionales.

¿Cómo se incorpora el presupuesto en las herramientas de gestión de proyectos?. Mediante costes fijos, tarifas por recurso o partidas asociadas a actividades. Solo como un coste total al final del proyecto. Únicamente mediante tarifas por recurso, evitando duplicidad y desperdicios en materia prima. No se integra directamente en la planificación.

¿Qué sucede tras aprobar la planificación?. Se guarda la línea base, fijando fechas, duraciones y costes de referencia. Se procede inmediatamente a la ejecución sin referencia. Se revisa la planificación varias veces sin guardarla. Se eliminan las fechas y duraciones de referencia, pasamos a la accion real.

¿Contra qué se debe comparar cualquier actualización después de guardar la línea base?. Contra esa versión aprobada de la línea base. Contra la planificación inicial sin tener en cuenta la línea base. Contra las estimaciones del equipo sin documentación. No es necesario comparar las actualizaciones.

¿Qué información se introduce durante el seguimiento periódico?. Porcentaje completado, trabajo real, coste real y nueva fecha estimada de finalización. Solo el porcentaje completado. Únicamente el trabajo real y solo si ha existido algún cambio fuera de lo planificado; respetando el protocolo estipulado. Nuevas estimaciones sin datos reales.

¿Para qué pueden ser útiles las aplicaciones genéricas como apoyo?. Para preparar inventario de facturas, registrar incidencias o recopilar actas. Para gestionar el cronograma maestro definido y el presupuesto integrado en caso de interrupción del área. Para el control de cambios complejo y la trazabilidad. Para planificar proyectos con múltiples dependencias.

¿Dónde deben residir el cronograma maestro, el presupuesto integrado y el control de cambios en proyectos que superan un nivel básico?. En una herramienta con trazabilidad suficiente. En aplicaciones genéricas como hojas de cálculo. En documentos de texto compartidos. No es necesario que residan en un único lugar.

¿Qué se debe definir en el primer paso del procedimiento recomendado para implantar una herramienta estructurada?. El proyecto y sus datos básicos: nombre, cliente, fecha de inicio, responsable, moneda y calendario laboral. Las actividades detalladas y sus duraciones. Los recursos según el presupuesto otorgado y sus asignaciones dependiendo de las areas que se deben abordar. Las dependencias y el camino crítico.

¿Cómo se deben crear las actividades según el procedimiento recomendado?. Con verbo de acción, entregable asociado y responsable. Con nombres genéricos y sin responsable añadidas en las primeras tres etapas. Solo con el nombre de la tarea. Con fechas fijas y sin duración estimada.

¿Qué se debe comprobar al asignar recursos?. Sobre asignaciones superiores al 100%. Disponibilidad de recursos solo si es inferior al 50%. Que todos los recursos tengan la misma carga de trabajo. Si los recursos tienen experiencia previa.

¿Con qué periodicidad se deben actualizar los avances?. Con periodicidad definida, por ejemplo semanal. Solo al finalizar el proyecto. Cada vez que un miembro del equipo lo considere necesario. Mensualmente, sin importar el ritmo del proyecto.

¿Qué tipo de información debe incluir un informe de seguimiento según el procedimiento?. Variación de plazo, variación de coste, hitos vencidos y cambios pendientes. Solo el porcentaje de avance general. La lista completa de todas las tareas realizadas. Comentarios subjetivos del gestor del proyecto.

¿Cuál es un error frecuente al usar Microsoft Project, Primavera o Artemis?. Usarlos como si fueran una tabla, escribiendo fechas manuales y sin aprovechar el cálculo automático. Configurar dependencias entre tareas. Establecer una línea base. Utilizar la función de informes.