Simulacro 2. Dian

Juan Bermúdez es un funcionario de una alcaldía, el cual ha sido encargado para realizar los procedimientos requeridos para la supresión de los registros contables por cartera de imposible recaudo. Para el desarrollo de esta labor, se deben tener en cuenta: Seleccione una: a. Las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación. b. Las normas establecidas en el decreto 1145 de 2017. c. Los lineamientos del código único disciplinario.

Al interior de la entidad publica donde usted labora, se esta implementando un sistema que permite digitalizar los documentos de cada tramite que se genera y de los archivos históricos. Dentro del proceso de implementación, se digitalizaron documentos que poseen valores históricos para la entidad y la nación. Usted como encargado de la atención a usuarios que solicitan copias de documentos archivados, es encomendado para destruir todos los archivos después de ser digitalizados. ¿Tiene validez la copia que genera este sistema de digitalización? Seleccione una: a. Si, teniendo en cuenta que el sistema implementado genera los archivos en formato PDF, que no permite modificaciones ni ediciones. b. No, teniendo en cuenta que no se posee una firma responsable en el documento. c. Si, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Juan Pérez es el encargado de los procedimientos de contratación al interior de la entidad. En su trabajo, el aplica los principios de economía, transparencia y selección objetiva contenidos en la ley 80 de 1993. Teniendo en cuenta que existe urgencia manifiesta, decide realizar un contrato generando un documento que justifique el porque este tipo de contratación. Conforme al caso anterior, todas las actuaciones y actos asociados al proceso de selección, deberán ser publicados en la pagina web de la entidad y en el: Seleccione una: a. SECOP. b. SIGEP. c. Diario de contrataciones.

Al interior de la entidad publica donde usted labora, se esta implementando un sistema que permite digitalizar los documentos de cada tramite que se genera y de los archivos históricos. Dentro del proceso de implementación, se digitalizaron documentos que poseen valores históricos para la entidad y la nación. Usted como encargado de la atención a usuarios que solicitan copias de documentos archivados, es encomendado para destruir todos los archivos después de ser digitalizados. ¿Es procedente destruir todos los documentos digitalizados? Seleccione una: a. Si, teniendo en cuenta que ya están conservados en medio magnético. b. No es procedente destruir los documentos que posean valor histórico. Estos deben ser conservados. c. Si, teniendo en cuenta que el procedimiento se ajusta a las leyes procesales.

Usted es contratado para manejar el archivo documental de la entidad. Al recibir la inducción, le entregan varios archivadores llenos de documentos que son sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras. Por otra parte, le muestran una bodega llena de archivadores, en donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es frecuente, pero siguen teniendo vigencia. Los primeros archivos que le fueron entregados son denominados: Seleccione una: a. Archivo central. b. Archivo de gestión. c. Archivo histórico.

Usted es contratado para manejar el archivo documental de la entidad. Al recibir la inducción, le entregan varios archivadores llenos de documentos que son sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras. Por otra parte, le muestran una bodega llena de archivadores, en donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es frecuente, pero siguen teniendo vigencia. El segundo archivo mencionado hace referencia a: Seleccione una: a. Archivo de gestión. b. Archivo central. c. Archivo histórico.

Usted es contratado para manejar el archivo documental de la entidad. Al recibir la inducción, le entregan varios archivadores llenos de documentos que son sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras. Por otra parte, le muestran una bodega llena de archivadores, en donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es frecuente, pero siguen teniendo vigencia. El segundo archivo mencionado hace referencia a: Seleccione una: a. Transparencia. b. Agrupación. c. Vínculo archivístico.

Usted recibe la inducción en el nuevo cargo que ocupa en la división de archivo y correspondencia de la entidad. Una de las primeras definiciones que recibe es que los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (Series, sub series y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. Otra definición recibida, es que los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. Teniendo en cuenta el caso anterior, la segunda definición se debe utilizar haciendo referencia a: Seleccione una: a. Transparencia. b. Agrupación. c. Vinculo archivístico.

Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas: Creación, mantenimiento, difusión y administración. Juan Martínez es el encargado de manejar las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como del sistema de gestión documental. Pedro infante es el encargado de mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental. Teniendo en cuenta lo anterior, Juan Martínez es el encargado de: Seleccione una: a. La administración. b. La creación. c. El mantenimiento.

Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas: Creación, mantenimiento, difusión y administración. Juan Martínez es el encargado de manejar las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como del sistema de gestión documental. Pedro infante es el encargado de mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental. Conforme al caso anterior, Pedro infante es el encargado de: Seleccione una: a. La creación. b. La difusión. c. El mantenimiento.

En una de las entidades públicas del nivel central Colombiano, se esta seleccionando a un oferente que implemente un sistema de archivo electrónico que permita agilidad en sus procesos. Después de verificar las ofertas se encuentra lo siguiente: El primer oferente garantiza la autenticidad, integridad, confidencialidad y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, así como su disponibilidad, legibilidad e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. El segundo oferente garantiza la autenticidad, integridad, celeridad, conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, así como su consulta, edición y acceso ilimitado cuando se requiera. También ofrece la certificación de calidad en documentos históricos, lo cual permite mayor fidelidad en imágenes y reproducciones. Teniendo en cuenta el caso anterior, podemos deducir: Seleccione una: a. El primer oferente debe incluir en su oferta el componente de celeridad en los procesos. b. El segundo oferente es el mas acertado en su oferta, conforme a los requisitos de preservación de documentos en ambientes electrónicos. c. El primer oferente es el mas acertado en su oferta, conforme a los requisitos de preservación de documentos en ambientes electrónicos.

¿Con respecto al caso anterior, que debe hacer el señor Juan Bermúdez, con el fin de que los estados financieros revelen la realidad económica, financiera y patrimonial de la Alcaldía? Seleccione una: a. Ajustar los informes contables y bajar las tasas otorgadas en la cartera en deudas vencidas, con el fin de aumentar el recaudo. b. Propone una campaña de recaudo, que busque recuperar parte de la cartera vencida, con el fin de mostrar mejor solvencia económica. c. Realizar el deterioro de la cartera, teniendo en cuenta que es de imposible recaudo.

En una de las entidades públicas del nivel central Colombiano, se esta seleccionando a un oferente que implemente un sistema de archivo electrónico que permita agilidad en sus procesos. Después de verificar las ofertas se encuentra lo siguiente: El primer oferente garantiza la autenticidad, integridad, confidencialidad y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, así como su disponibilidad, legibilidad e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. El segundo oferente garantiza la autenticidad, integridad, celeridad, conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, así como su consulta, edición y acceso ilimitado cuando se requiera. También ofrece la certificación de calidad en documentos históricos, lo cual permite mayor fidelidad en imágenes y reproducciones. Teniendo en cuenta el caso anterior, podemos afirmar que la integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos, deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico de los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y: Seleccione una: a. Celeridad en su búsqueda. b. Valor como evidencia de las actuaciones de la ciudad. c. Confianza en la generación de copias autenticas.

En la entidad territorial donde usted labora, se esta realizando un examen con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera. Como segunda medida, el examen busca comprobar que las operaciones financieras, administrativas, económicas se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Adicionalmente se hace un tercer examen para medir la eficiencia y eficacia en la administración de los recursos asignados, mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad publica y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad. Usted es el encargado de recibir esta comisión de verificación, por lo tanto debe tener claridad sobre cuales son los exámenes que se van a aplicar. El primer examen aplicado a la entidad es: Seleccione una: a. Control de resultados. b. Control de gestión. c. Control financiero.

En la entidad territorial donde usted labora, se está realizando un examen con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera. Como segunda medida, el examen busca comprobar que las operaciones financieras, administrativas, económicas se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Adicionalmente, se hace un tercer examen para medir la eficiencia y eficacia en la administración de los recursos asignados, mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad publica y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad. Usted es el encargado de recibir esta comisión de verificación, por lo tanto, debe tener claridad sobre cuáles son los exámenes que se van a aplicar. El segundo examen aplicado a la entidad es: Seleccione una: a. Control de gestión. b. Control de legalidad. c. Control financiero.

En la entidad territorial donde usted labora, se está realizando un examen con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera. Como segunda medida, el examen busca comprobar que las operaciones financieras, administrativas, económicas se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Adicionalmente, se hace un tercer examen para medir la eficiencia y eficacia en la administración de los recursos asignados, mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad publica y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad. Usted es el encargado de recibir esta comisión de verificación, por lo tanto, debe tener claridad sobre cuáles son los exámenes que se van a aplicar. El examen final realizado es: Seleccione una: a. Control de legalidad. b. Control financiero. c. Control de gestión.

Le ha sido asignado un derecho de petición de un usuario, el cual solicita copia de varios documentos que se encuentran en el archivo central de la entidad. Esta por terminarse el plazo para responder este derecho de petición y aun no llegan los documentos solicitados. Ante esta situación. ¿Cuánto es el tiempo que se tiene para responder el derecho de petición? Seleccione una: a. 15 días siguientes a su recepción. b. 10 días siguientes a su recepción. c. 30 días siguientes a su recepción.

Le ha sido asignado un derecho de petición de un usuario, el cual solicita copia de varios documentos que se encuentran en el archivo central de la entidad. Está por terminarse el plazo para responder este derecho de petición y aún no llegan los documentos solicitados. Ante esta situación. ¿Qué sucede si vencido el plazo para responder el derecho de petición, no llegan los documentos? Seleccione una: a. Se debe trasladar esta solicitud al archivo central de la entidad, teniendo en cuenta que la petición es de su competencia. b. Se debe informar al peticionario que no es posible entregarle los documentos solicitados, teniendo en cuenta que estos reposan en el archivo central y no ha sido posible su localización. c. Se debe informar esta circunstancia al interesado antes del vencimiento del término señalado en la ley, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder el doble del inicialmente previsto.

Le ha sido asignado un derecho de petición de un usuario, el cual solicita copia de varios documentos que se encuentran en el archivo central de la entidad. Está por terminarse el plazo para responder este derecho de petición y aun no llegan los documentos solicitados. Ante esta situación. ¿Qué sucede si no se responde el derecho de petición? Seleccione una: a. Constituye falta para el servidor público y dará lugar a la sanción correspondiente de acuerdo con el régimen disciplinario. b. El peticionario deberá formular un segundo derecho de petición para que puedan correr nuevamente los términos. c. Se activará el protocolo de seguimiento encabezado por el representante legal de la entidad, con el fin de halar los motivos que causaron esta situación.

Un ciudadano está radicando un derecho de petición ante una entidad pública; ante esta situación el funcionario encargado de la radicación no le recibe los documentos, teniendo en cuenta que no existe el objeto en la petición. Ante esto, el ciudadano se retira de la oficina sin radicar el derecho. Al día siguiente el ciudadano regresa a la oficina y radica nuevamente el derecho de petición. Cuando la petición ya radicada es remitida al funcionario encargado, este se constata que la solicitud no presenta los documentos necesarios para decidir de fondo, razón por la cual requiere al peticionario dentro de los diez días siguientes a la fecha de radicación, para que lo complete en el término máximo de un mes. Ante la primera situación, el obrar del funcionario: Seleccione una: a. Está correcta la actuación, teniendo en cuenta que se está anticipando a una posible devolución. b. Está equivocada la actuación, teniendo en cuenta que no puede limitar la radicación de una solicitud. c. Está conforme a la instrucción sobre el decreto 19 de 2012, Ley anti trámites.

Un ciudadano está radicando un derecho de petición ante una entidad publica; ante esta situación el funcionario encargado de la radicación no le recibe los documentos, teniendo en cuenta que no existe el objeto en la petición. Ante esto el ciudadano se retira de la oficina sin radicar el derecho. Al día siguiente el ciudadano regresa a la oficina y radica nuevamente el derecho de petición. Cuando la petición ya radicada es remitida al funcionario encargado, este se constata que la solicitud no presenta los documentos necesarios para decidir de fondo, razón por la cual requiere al peticionario dentro de los diez días siguientes a la fecha de radicación, para que lo complete en el término máximo de un mes. Ante la segunda situación, el obrar del funcionario: Seleccione una: a. Está equivocado, teniendo en cuenta que no se puede citar al peticionario hasta no tener una decisión de fondo. b. Es correcta, teniendo en cuenta el principio de eficacia, conforme al artículo 17 de la Ley 1755 de 2015. c. Procede únicamente antes de la radicación de la solicitud, teniendo en cuenta que después de su radicación se debe dar una decisión de fondo.

En una entidad departamental, un peticionario solicita información que cuenta con reserva legal ocasionando que su solicitud sea rechazada. Días después, esta persona insiste en su petición, pero el mismo funcionario rechaza nuevamente la solicitud. Ante la actuación del funcionario que rechaza nuevamente la solicitud: Seleccione una: a. Esta acción es incorrecta, teniendo en cuenta que corresponde al tribunal administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, negar o aceptar la solicitud. b. Está correcta, teniendo en cuenta que no puede resolver una petición de forma favorable por tratarse de reserva legal. c. Está incorrecta, teniendo en cuenta que debe fallar a favor, teniendo en cuenta que el peticionario ha insistido en sus pretensiones.

El alcalde ha citado a reunión con varios funcionarios encargados del manejo financiero de la entidad, con el fin de tratar la situación que se ha generado por la recepción de una orden de embargo que se recibió sobre una de las cuentas maestras de la entidad, donde se encuentran depositados recursos de transferencias de la nación con destinación social constitucional. La primera solicitud del alcalde, es recibir la asesoría legal por parte de su gabinete conforme a este caso. La segunda solicitud del alcalde, es que, conforme a la ley, se actúe con la mayor celeridad posible. Ante la primera solicitud del alcalde, la respuesta sería: Seleccione una: a. Solicitar a la banca una reunión extraordinaria, que permita buscar alternativas para subsanar la deuda y no afectar estos recursos que ya están destinados. b. Se debe solicitar un proceso de revisión sobre deudas externas, con el fin de subsanarlas por medio de acuerdos de pago. c. No hay de que preocuparse, teniendo en cuenta que estos recursos son inembargables.

En una entidad departamental, un peticionario solicita información que cuenta con reserva legal ocasionando que su solicitud sea rechazada. Días después, esta persona insiste en su petición, pero el mismo funcionario rechaza nuevamente la solicitud. ¿A quién corresponde dar respuesta a la petición de insistencia? Seleccione una: a. A la oficina de archivo y correspondencia. b. Al mismo funcionario que recibió la petición inicial. c. Al tribunal administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos.

El alcalde ha citado a reunión con varios funcionarios encargados del manejo financiero de la entidad, con el fin de tratar la situación que se ha generado por la recepción de una orden de embargo que se recibió sobre una de las cuentas maestras de la entidad, donde se encuentran depositados recursos de transferencias de la nación con destinación social constitucional. La primera solicitud del alcalde, es recibir la asesoría legal por parte de su gabinete conforme a este caso. La segunda solicitud del alcalde, es que, conforme a la ley, se actúe con la mayor celeridad posible. Teniendo en cuenta el caso anterior, ante la segunda solicitud del alcalde la respuesta sería: Seleccione una: a. Establecer la forma en que se destinaran nuevos recursos para cubrir la deuda que se está ejecutando. b. Formalizar contacto con la entidad o funcionario que profirió el embargo, con el fin de aclarar cuál es su origen y como se debe proceder. c. Se debe solicitar a la dirección general del presupuesto público nacional del ministerio de hacienda y crédito público, la constancia de la naturaleza de estos recursos, la cual debe ser solicitada a más tardar dentro de los tres días siguientes a su recibo.

Se recibe en la dependencia, una solicitud por parte de otra entidad para el acceso a documentos históricos que se tienen; sin embargo, estos documentos presentan deterioro físico, impidiendo su acceso directo. Ante esta situación usted: Seleccione una: a. Suministra la información contenida en estos, mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento. b. Remite la solicitud a otra entidad, con el fin de verificar si poseen estos documentos. c. Eleva la consulta a su jefe, con el fin de consultar si es procedente compartir estos documentos.

Juan Pérez es el encargado de los procedimientos de contratación al interior de la entidad. En su trabajo, el aplica los principios de economía, transparencia y selección objetiva contenidos en la ley 80 de 1993. Teniendo en cuenta que existe urgencia manifiesta, decide realizar un contrato generando un documento que justifique el porque este tipo de contratación. Teniendo en cuenta el anterior caso, si Juan Pérez decide realizar un contrato por tratarse de una urgencia manifiesta, le faltaría aplicar el principio de: Seleccione una: a. Honestidad. b. Transparencia. c. Responsabilidad.

Juan Pérez es el encargado de los procedimientos de contratación al interior de la entidad. En su trabajo, el aplica los principios de economía, transparencia y selección objetiva contenidos en la ley 80 de 1993. Teniendo en cuenta que existe urgencia manifiesta, decide realizar un contrato generando un documento que justifique el porqué este tipo de contratación. Teniendo en cuenta el caso anterior, al tratarse de una urgencia manifiesta, Juan Pérez tuvo que hacer un: Seleccione una: a. Contrato de concesión. b. Contrato directo. c. Proceso licitatorio.

Juan Pérez es el encargado de los procedimientos de contratación al interior de la entidad. En su trabajo, el aplica los principios de economía, transparencia y selección objetiva contenidos en la ley 80 de 1993. Teniendo en cuenta que existe urgencia manifiesta, decide realizar un contrato generando un documento que justifique el porqué este tipo de contratación. Teniendo en cuenta el caso anterior, el documento generado por el señor Juan Pérez por el cual se justifica la contratación directa debe ser un: Seleccione una:: a. Acto administrativo. b. Comunicado directo. c. Proyecto de resolución.

Juan Pérez es el encargado de los procedimientos de contratación al interior de la entidad. En su trabajo, el aplica los principios de economía, transparencia y selección objetiva contenidos en la ley 80 de 1993. Teniendo en cuenta que existe urgencia manifiesta, decide realizar un contrato generando un documento que justifique el porqué este tipo de contratación. Teniendo en cuenta la situación anterior, en el caso en que se genere un acto administrativo para justificar el contrato directo, no es necesario que este acto contenga: Seleccione una: a. La causal que invoca para contratar directamente. b. El informe detallado de los alcances del contrato. c. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.