Test T14 Auxiliar Administrativo SESPA_5

¿Qué es un registro en el contexto de la gestión de documentos?. Un lugar donde se archivan documentos físicos. Un sistema para anotar, ordenar y guardar datos sobre documentos y los actos que les afectan. Una herramienta para escanear documentos.

¿Qué tipos de registros existen según el documento?. Solo registros electrónicos. Registros físicos y electrónicos. Registros generales, registros internos de administraciones, y registros como el de la Propiedad.

¿Puede un mismo documento estar anotado en varios registros?. No, un documento solo se registra una vez. Sí, un mismo documento puede estar anotado en varios registros. Solo si el documento es digital.

Según el ejemplo, ¿dónde se registra un documento que llega a una entidad por primera vez?. En el registro de salida. En el registro de entrada general. Directamente en el archivo.

¿Cuáles son algunas características que suelen incluir los registros?. Solo el número de inscripción y la fecha. Número de inscripción, número del documento, fecha de llegada/creación/salida, y lugar/persona de origen. El contenido completo del documento.

Además del número de inscripción y fecha, ¿qué otra información suele incluir un registro?. El color del papel del documento. El lugar o persona de origen del documento, o lugar al que va. El nombre del cartero que lo entregó.

Según la ley (LPACAP), ¿qué deben tener todas las Administraciones Públicas?. Solo registros físicos. Un Registro Electrónico General. Oficinas de registro en cada calle.

¿Cómo se llamaban antes las "oficinas de asistencia en materia de registros"?. Archivos centrales. Oficinas de registro. Puntos de información.

¿Qué permite el funcionamiento de los registros electrónicos?. Solo recibir documentos. Recibir y enviar documentos, y guardar información con compatibilidad informática. Imprimir documentos.

¿Qué características principales debe tener un registro según el artículo 16 de la LPACAP?. Solo anotar documentos recibidos. Anotar todo documento recibido o enviado, permitir anotar salidas, ser un portal de acceso, cumplir la ley de protección de datos y anotar cada asiento con datos específicos. Tener un número limitado de asientos.

¿Qué información debe incluir cada asiento en el registro?. Solo el número y la fecha. Número, tipo de documento, fecha y hora, datos del interesado, órgano remitente/destinatario y resumen del contenido. El nombre completo del remitente.

¿Qué debe generar automáticamente un registro al anotar un documento?. Una factura. Un recibo con fecha y hora, número de registro y copia del documento presentado. Una carta de confirmación.

¿Qué obligación tiene el registro respecto al envío de documentos a su destino?. Enviar los documentos cuando el empleado tenga tiempo. Enviar el documento a su destino sin retrasos. Esperar una solicitud para enviar el documento.

¿Qué información debe mostrar la sede electrónica de un registro?. Solo el horario de atención. Trámites disponibles, horario y días inhábiles. Un mapa de todas las oficinas de registro del país.

¿Qué significa que un registro sea interoperable?. Que solo funciona con un tipo de software. Que puede comunicarse y operar con otros registros de España. Que solo acepta documentos de un formato específico.

¿Pueden las Administraciones exigir ciertos formatos en los documentos?. No, los formatos no pueden ser exigidos. Sí, las Administraciones pueden exigir ciertos formatos en los documentos. Solo si el documento es físico.

¿Qué sucede si un documento tiene código malicioso?. Se registra sin problemas. Se pedirá subsanación. Se elimina automáticamente.

¿Tienen la misma validez los documentos digitalizados que los originales en papel?. No, los originales en papel siempre tienen más validez. Sí, tras digitalizarlos, tienen la misma validez que el original en papel. Solo si la digitalización es realizada por un funcionario.

¿Qué se usará si un documento es muy grande y no cabe en el sistema?. Se rechazará el documento. Se usará un repositorio seguro. Se pedirá al usuario que lo divida en varios envíos.

¿Qué sucede con los documentos originales después de ser digitalizados?. Se archivan permanentemente. Se devuelven los originales salvo excepciones. Se destruyen inmediatamente.

¿Cómo se archivan los documentos registrados?. De forma aleatoria. Según la norma de cada procedimiento. En carpetas clasificadas por color.

Según el Principado de Asturias, ¿qué documentos se deben registrar de entrada?. Solo los documentos importantes. Todas las solicitudes y escritos si se identifica al interesado, el órgano destinatario y el documento es original. Únicamente los documentos enviados por correo certificado.

¿Qué tipo de documentos NO se registran en el Principado de Asturias?. Documentos en lenguas extranjeras sin traducción. Solicitudes oficiales. Escritos dirigidos a la administración.

¿Qué tipo de comunicaciones internas NO suelen registrarse?. Comunicaciones entre unidades del mismo órgano. Instrucciones oficiales. Documentos que requieren respuesta.

¿Qué debe hacer la oficina si se deniega el registro de un documento?. Informar al interesado verbalmente. Dar una diligencia de denegación. Enviar el documento a otro departamento.

¿Cómo funciona el registro electrónico en cuanto a días festivos?. Cierra los fines de semana. Está abierto todos los días del año 24 horas. Solo está abierto en días laborables.

¿Qué regla se aplica si presentas algo un día inhábil?. Se considera presentado el día inhábil. Se considera presentado en la primera hora del día hábil siguiente. Se anula la presentación.

¿Cuándo empieza a contar el plazo para la Administración?. Cuando el documento es leído por el funcionario. Cuando el documento entra en su registro electrónico. Cuando el documento se archiva.

¿Qué función principal tiene un registro según el documento?. Solo archivar documentos. Dar constancia de la existencia de un documento, informar sobre su situación y indicar un resumen de su contenido. Escanear todos los documentos.

¿Qué ayuda ofrecen las funciones de digitalización, copias auténticas y registro?. Ayudan a recuperar documentos perdidos. Ayudan a quienes no saben usar medios electrónicos y digitalizan documentos en papel, devolviendo los originales salvo excepciones. Ayudan a crear documentos desde cero.

¿Quiénes pueden hacer copias auténticas de documentos?. Cualquier persona. Funcionarios habilitados. Solo el director del departamento.

¿Qué varía en cuanto al tamaño máximo de los documentos que se pueden registrar?. Siempre es de 5 MB. Varía según la plataforma o sistema utilizado. No hay límites de tamaño.

¿Qué se puede hacer si se excede el tamaño máximo permitido para un documento?. No se puede presentar el documento. Dividir los documentos en varios registros o usar servicios de intercambio de archivos. Pagar una tasa adicional.

¿En qué pueden asistir los registros en cuanto a identificación y firma electrónica?. En la creación de firmas falsas. Informando sobre cómo usar la firma electrónica y, si el interesado no tiene medios, un funcionario puede firmar por él con su consentimiento. En la compra de certificados digitales.

¿Qué información deben permitir comprobar las notificaciones?. Solo el envío. Envío, recepción, fecha y hora, y contenido completo. Solo la recepción.

¿Qué tipo de ayuda ofrecen en la iniciación de trámites?. Ayudan a identificar el órgano destinatario, ofrecen recibos de presentación y dan modelos oficiales. Realizan el trámite completo por el usuario. Cobran por la ayuda.

¿Qué se puede hacer en el E) Apoderamiento (art. 6)?. Solo inscribir poderes. Otorgar poder en persona o electrónicamente, y los funcionarios habilitados pueden inscribir, revocar o renovar poderes. Solo revocar poderes.

¿Qué funciones específicas incluyen los registros en Asturias?. Solo recepción de documentos. Recepción y digitalización de documentos, emitir recibos, y anotar entradas y salidas. Solo emitir recibos.

¿Qué debe incluir un documento presentado por una persona?. Solo el nombre. Nombre y apellidos, medio para recibir notificaciones, hechos y razones, lo que se solicita, lugar y fecha, y firma o acreditación de voluntad. Solo la firma.

¿Dónde se pueden presentar documentos según el documento?. Solo en el registro electrónico del órgano destinatario. En el registro electrónico del órgano destinatario, cualquier registro electrónico del art. 2.1 LPACAP, correos, consulados, oficinas de asistencia y otros lugares previstos por la ley. Únicamente en oficinas físicas.

¿Qué regla importante se menciona sobre los registros?. Todos los registros deben ser independientes. Todos los registros deben ser interoperables. Los registros solo deben funcionar online.

¿Qué debe hacer la oficina si se presenta un documento en papel?. Devolverlo al remitente. Digitalizarlo. Archivarlo tal cual.

¿Dónde se realiza la entrada de documentos en el Registro Electrónico General?. En cada Administración. En un único registro central. En la sede electrónica del Principado.

¿Qué información debe incluir la entrada de un documento en el registro?. Solo el número de asiento. Número de asiento, tipo de documento, fecha y hora, datos del interesado, remitente y destinatario, y resumen del contenido. Solo el remitente y destinatario.

¿Qué tipo de sistemas de registro se usan actualmente?. Registro único y múltiple en libros. Sistemas informáticos centralizados. Sistemas manuales de fichas.

¿Qué permite un sistema informático centralizado para registros?. Solo mejor control. Mejor control, menos errores y trabajo simultáneo de varios empleados. Solo menos errores.

¿Qué significa "Captura" en la Política de Gestión de Documentos del Principado?. Archivo del documento. Entrada del documento en el sistema. Envío del documento.

¿Qué se asigna a un documento durante la captura?. Solo un nombre de archivo. Un identificador único y sus metadatos. Una fecha de creación.

¿Qué proceso es paralelo a la captura?. Clasificación. Registro. Descripción.

¿Cómo se agrupan los documentos en la clasificación?. Por color. En series documentales según la actividad. Cronológicamente.

¿En qué se basa la descripción de un documento?. En su tamaño físico. En metadatos. En el número de páginas.

¿Qué surgió con el propósito de hacer efectiva la racionalización de la gestión de documentos?. La digitalización masiva. El Sistema de Información y Gestión de Archivos (SIGIA). El registro electrónico.

¿Qué debe ocurrir antes de que un documento salga del registro?. Debe ser firmado por el director. Debe quedar anotado en el registro de salida. Debe ser escaneado.

¿Qué deben garantizar los documentos electrónicos?. Solo autenticidad. Autenticidad, integridad, conservación y seguridad. Solo seguridad.

¿Según qué se rige el derecho a consultar documentos?. Solo la ley de transparencia. Ley de transparencia, protección de datos y otras leyes aplicables. Únicamente la protección de datos.

¿Qué se registra en cuanto a la trazabilidad de los documentos?. Quién accede y qué acciones realiza. Solo quién accede al documento. Solo las acciones realizadas sobre el documento.

¿Qué determina la calificación de un documento?. Su tamaño. Si puede ser accesible o no. Su antigüedad.

¿Qué estudia la valoración de un documento?. Su formato. Cuánto tiempo conservarlo, si debe eliminarse y cómo se accede a él. Su origen.

¿Qué incluye la conservación de documentos?. Solo el archivo físico. Tareas para mantener los documentos intactos e incluye un Plan de contingencias para emergencias. Solo la digitalización.

¿Qué implica la transferencia de documentos?. Pasar documentos de una unidad al sistema SIGIA, pudiendo ser ordinaria, extraordinaria o entre archivos. Eliminar documentos. Crear copias.

¿Qué es la eliminación de documentos?. Solo el borrado de metadatos. Borrado definitivo de documentos y metadatos, pudiendo incluir destrucción física del soporte. Archivar documentos temporalmente.