T2 OEE: Gestión eficaz del tiempo

Indica la respuesta incorrecta (seleccione una o más de una): Todo el mundo tiene el mismo reloj biológico. A la hora de planificar nuestra jornada de trabajo debemos tener en cuenta nuestro reloj biológico. Las tareas más complicadas se deben realizar en los momentos de mayor actividad. Cuando realizamos una tarea, los momentos menos activos son a su comienzo y al final.

La falta de comunicación es una pérdida de tiempo porque (seleccione una o más de una): Van surgiendo tareas que no nos correspondían a nosotros. Puede que no hagamos todo el trabajo que teníamos que hacer o lo hagamos mal. Supone no saber delegar. Supone no tener marcados los objetivos que se quieren conseguir.

El no tener objetivos claramente establecidos puede ocasionar (seleccione una o más de una): Interés. Fiabilidad. Confusión. Motivación.

Ante las interrupciones debemos actuar (seleccione una o más de una): Evitándolas. No es posible actuar. Tratando de minimizarlas al máximo. Primera y tercera son correctas.

Si un compañero de trabajo viene a charlar con nosotros un ratito sobre la nueva casa que se ha comprado y nosotros estamos muy ocupados, la mejor opción que podemos adoptar es (seleccione una o más de una): Pedirle que se siente y nos cuente con tranquilidad. Escucharle, pero decirle que no tenemos mucho tiempo. Decirle que venga en otro momento, que en este estamos muy ocupados y no vamos a poder atenderle correctamente. Decirle simplemente que no podemos atenderle.

Indica la respuesta incorrecta (seleccione una o más de una): Si nos excedemos del tiempo previsto en la reunión no pasa nada, ya que es importante tratar todos los temas que surjan. La reunión debe estar convocada con suficiente antelación. Si surge algún tema que no estuviera en el orden del día lo más correcto es tratarlo en una futura reunión. El lugar de reunión debe estar totalmente acondicionado.

Indica la respuesta correcta (seleccione una o más de una): Según Pareto, debemos centrarnos en el 20 % de las tareas críticas. Según Pareto, debemos centrarnos en el 20 % de las tareas críticas, ya que estas dan lugar al 20 % de los resultados. Según Pareto, debemos centrarnos en el 40 % de las tareas críticas. Según Pareto, debemos centrarnos en el 80 % de las tareas críticas.

Indica la o las respuestas correctas: El tener fijados los objetivos es una de las claves del éxito. Los objetivos deben ser claros y concretos. Los objetivos no tienen por qué ser realistas, pueden ser simples ilusiones, que nos ayudarán a conseguir nuestras metas. Los objetivos se plantearán verbalmente.

Relaciona cada uno de las siguientes cuestiones relacionadas con la planificación con su definición. ¿Qué hacer?. ¿Cómo hacerlo?. ¿Cuándo hacerlo?.

Ordena cada una de las fases siguientes del proceso de planificación. Control. Ejecución. Priorización. Análisis situación de partida. Procedimiento de actuación. Programación de las tareas.

En una agenda se anotan (seleccione una o más de una): Las tareas a realizar. El tiempo que tardaremos en hacer cada tarea. Otros datos de interés. Todas son correctas.

La parte de una agenda que sirve para planificar anualmente es (seleccione una o más de una): El dietario. El planning. El calendario. El listín de datos.

Indica la respuesta incorrecta (seleccione una): En una agenda la información debe ser clara y concisa. En el dietario se anotan las actividades a medio y largo plazo. La información debe ser fácilmente localizable. En una agenda se anotan actividades a corto, medio y largo plazo.

¿Cuál de los siguientes no es un inconveniente de las agendas tradicionales? (seleccione una o más de una): No tienen recordatorio. No necesitan electricidad o cualquier otra infraestructura. No se pueden borrar los errores. No suelen durar mucho tiempo.

¿Qué ventaja presenta la agenda electrónica sobre la tradicional? (seleccione una): Es más sencilla de usar. Se puede transportar. Permite realizar anotaciones. Tiene recordatorios.

¿Cuál es el principal inconveniente de la agenda de ordenador?(seleccione una): Manejamos la información en el mismo aparato con el que solemos trabajar. La dificultad de movilidad. Se puede cambiar la información registrada en cualquier momento. No se puede imprimir la información registrada.

Indica la respuesta incorrecta. Con una correcta gestión de la documentación se consigue (seleccione una): Recuperar rápidamente los documentos. Saber qué documentos deben tirarse. Crear una sensación de inseguridad por tirar documentos que nos pueden ser de utilidad. Saber cómo conservar los documentos que archivemos.

¿Qué utilidad tiene el archivo? (seleccione una): Reproducir documentos de la empresa. Conservar y ordenar los documentos de la empresa. Custodiar los documentos de la empresa para que nadie tenga acceso a ellos. Todas las respuestas anteriores son correctas.

Relaciona cada característica con el tipo de archivo al que corresponde. Archivo al que se accede habitualmente. Archivo que necesita de un ordenador para el almacenamiento de la información. Archivo sin utilidad operativa (que no suele ser consultado). Archivo que almacena papeles. Los documentos se distribuyen horizontalmente. Archivo localizado en un único sitio.

No hay que olvidarse de (seleccione una o más de una): Hacer copia de seguridad de los archivos informáticos. Controlar las consultas realizadas a los archivos. Utilizar mobiliario de archivo adecuado. Todas las respuestas anteriores son correctas.

La falta de comunicación, como causa que nos hace perder tiempo en nuestro trabajo diario, se puede solucionar con: _____ ya que nos ayuda a atender y comprender lo que se dice en la conversación y no sólo a oír (seleccione una). La procrastinación,. Aprendiendo a decir que NO,. Reduciendo los compromisos,. La escucha activa,.

Ante una visita inoportuna, nunca podemos cerrar la puerta del despacho como medida de solución. (seleccione una). Verdadero. Falso.

¿De quién es el principio de que para una tarea corta siempre hay un minuto y para una larga nunca hay tiempo? (seleccione una). Pareto. Acosta. Parkinson. Murphy.

Los objetivos de los archivos son: (seleccione una o más de una). Almacenaje y conservación. Rápida localización. Decoración. Facilitar la consulta.

Indica el nombre de cada uno de los siguientes principios de gestión del tiempo: El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización. Nada es tan sencillo como parece al principio. El 20 % de nuestras tareas dan lugar al 80 % de los resultados. El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y reanudamos.

Algunas soluciones a la pérdida de tiempo con el teléfono son (seleccione una o más de una: Dejarlo descolgado un rato. Ir al grano. Evitar llamadas personales. Usar una plantilla de registro de llamadas.

En una reunión (seleccione una): Se deben tratar todos los asuntos que vayan surgiendo. No hay que ser puntuales. El número de asistentes no es determinante para su éxito. La convocatoria se debe hacer con suficiente antelación.

El hacer varias cosas a la vez (seleccione una o más de una): Es la forma más rápida de hacer las cosas. Hace que las tareas no se interrumpan. Produce, con mayor probabilidad, errores. Puede dar lugar a que una tarea interrumpa a otra.

El primer paso en el proceso de planificación es marcarse los objetivos a alcanzar. (seleccione una). Verdadero. Falso.

El dejar las cosas para luego: (seleccione una o más de una. Se le denomina procrastinación. Nos ayuda a estar más descansados. Produce sentimiento de culpabilidad. No afecta a nuestra concentración.

Indica una forma de solucionar cada uno de los siguientes ladrones de tiempo: Tener nuestro puesto de trabajo limpio y ordenado. Situar la mesa del despacho de forma que no se nos vea desde la puerta o, al menos, no directamente. Acumular llamadas similares. Desactivar las alarmas de recepción de nuevos mensajes. Correcta convocatoria.

Indica cuál de las siguientes no es una ley de Murphy (seleccione una o más de una: Nada es tan sencillo como parece al principio. Si algo puede ir mal, irá mal. Todo suele llevar más tiempo de lo que se pensaba en principio. El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos.

Cuando vemos que no tenemos tiempo suficiente para realizar una tarea, normalmente reaccionamos trabajando más horas o intentando trabajar más deprisa. (seleccione una). Verdadero. Falso.

No saber decir que NO: (seleccione una o más de una). Suele producirse porque tenemos miedo al rechazo. No afecta a nuestro rendimiento. Produce que dejemos de hacer nuestras propias tareas. Se puede corregir asertivamente.

La agenda tradicional: (seleccione una). Tiene recordatorios. Se puede usar indefinidamente. Se puede transportar fácilmente. Es la más complicada de usar.

El único problema que tienen los ladrones de tiempo es el tiempo que tardamos en solucionarlos. (seleccione una). Verdadero. Falso.

En una agenda: (seleccione una o más de una). La información debe ser fácilmente localizable. Si es de papel se debe escribir a lápiz. Sólo se anotan actividades a corto plazo. Se anotan las actividades a realizar con su tiempo estimado de realización.

Cuando nos planteamos objetivos estos deben ser (seleccione una): Claros. Todas son correctas. Concretos. Realistas.

El o la asistenta a la dirección tiene que conocer sus propios ritmos de actividad, los momentos en que está más activo y los que está menos, a ello se le llama:

El tiempo no es un recurso: Seleccione una: Limitado. Equitativo. Reemplazable. Inflexible.

El no saber delegar conlleva: Seleccione una o más de una: Que no tengamos claro a donde queremos llegar. Que se cree mucha dependencia. Que no seamos expertos en todo. Que compartamos la carga del trabajo.

En una agenda el dietario nos va a ayudar a planificar mensualmente. Seleccione una: Verdadero. Falso.

Indica el orden en que deberíamos realizar las tareas, según su grado de urgencia y de importancia: Tareas no importantes y urgentes. Tareas importantes y no urgentes. Tareas urgentes e importantes. Tareas no urgentes y no importantes.

El ser perfeccionistas siempre es algo bueno para nuestro trabajo, ya que sus efectos siempre son positivos. Seleccione una: Verdadero. Falso.

Algunas normas de mantenimiento del archivo son: Seleccione una o más de una: Que nadie lo use. Tener medidas de seguridad. Hacer copias de seguridad. Tener un control de documentación prestada.

Indica la respuesta incorrecta: Seleccione una: Uno de los principales problemas a los que nos enfrentamos en el mundo empresarial es la falta de tiempo. A la hora de gestionar nuestro tiempo hay que tener en cuenta que contamos con un número de horas ilimitado. Con una buena gestión del tiempo evitaremos estar estresados. A la hora de gestionar nuestro tiempo hay que tener en cuenta que tenemos que hacer un número de tareas que conllevan un tiempo de ejecución.

Una de las principales causas de las pérdidas de tiempo es no tener marcados los objetivos que queremos conseguir, ¿cómo se solucionaría este problema? Seleccione una: Aprendiendo a decir que NO. Marcando objetivos, aunque sean irreales. Marcando objetivos claros y concretos. Marcando objetivos como si fueran obligaciones.

Según el sistema A-B-C, las tareas importantes pero no urgentes son las que nos van a proporcionar mayores: