TAC 29 U3

¿A qué se refiere "determinar las ideas principales" antes de llamar?. A saber qué tengo que decir. A saber cómo voy a convencer al interlocutor. A tener un guion escrito de toda la conversación.

¿Qué se debe tener a mano para el desarrollo normal de una llamada?. El manual de funciones del puesto. La documentación que podamos necesitar. Una agenda de contactos externos.

Durante una llamada efectuada, ¿cuál es el primer paso?. Exponer el tema de forma profesional. Saludar y presentarnos. Aplicar la escucha activa.

¿Cómo se logra crear un clima acogedor en una llamada?. Usando el nombre y tratamiento de la persona. Contando una anécdota breve para romper el hielo. Hablando de temas informales antes de empezar.

¿Qué se hace antes de despedirse en una llamada efectuada?. Preguntar si hay alguna queja del servicio. Concretar lo acordado y recordar que estamos a su servicio. Indicar la extensión telefónica de nuevo.

¿Cuál es el límite máximo de tonos recomendado para contestar?. Tres tonos. Dos tonos. Cinco tonos.

Al contestar una llamada recibida, ¿qué datos de identificación se dan?. Solo el departamento. Mi nombre y lugar de trabajo. El nombre del director del área.

¿Qué acción está prohibida mientras atendemos una llamada?. Tomar notas en un papel. Mantener conversaciones paralelas. Consultar la pantalla del ordenador.

Al finalizar una llamada recibida, ¿quién debe colgar primero?. Nosotros, para ser más eficientes. La otra persona. Es indiferente.

¿Por qué se espera a que el otro cuelgue primero?. Por una norma de la compañía telefónica. Para que no piense que deseamos librarnos de ella. Para asegurar que la línea se ha liberado correctamente.

¿Cómo se clasifica la prensa según su periodicidad?. Diaria, semanal y mensual. Diaria, quincenal y semestral. Mañana, tarde y noche.

¿Qué es un "semanario"?. Un tipo de paquete que llega una vez al año. Una publicación impresa con periodicidad semanal. Un registro de tareas de la semana.

¿Cuál es la definición exacta de "documentos"?. Carpetas para archivar folios. Escritos que ilustran sobre algún hecho o constan datos importantes. Listados de nombres de los trabajadores.

. ¿Qué define a los "paquetes"?. Objetos atados o envueltos para ser transportados. Cajas de más de 10 kg exclusivamente. Sobres acolchados para cartas.

¿Cuál es la función del "porta-firmas"?. Guardar los sellos de la oficina. Guardar documentos importantes para que los firme una persona concreta. Archivar la prensa diaria. Respuesta: b.

¿A qué se refiere la "circulación interna"?. A documentos y paquetes cuyos destinatarios son personas de la misma organización. Al movimiento de ciudadanos dentro del edificio público. Al envío de cartas al extranjero.

¿Qué beneficio aporta la circulación interna a los trabajadores?. Les permite hacer más ejercicio físico. Permite su implicación en la organización y mejora sus relaciones. Les da mayor libertad de horario.

¿Cuál es la secuencia correcta de las fases de gestión interna?. Recepción, Registro, Clasificación y Distribución. Registro, Recepción, Distribución y Clasificación. Recepción, Clasificación, Distribución y Registro.

¿En qué consiste la fase de "Clasificación"?. En separar los paquetes por colores. En clasificarlos en función del destinatario. En medir el peso y dimensiones de cada bulto.

¿Qué es la "Distribución"?. La compra de material de oficina. a entrega del documento o paquete a su destinatario. El archivo definitivo de las actas.

¿Cuáles son soportes posibles para los documentos según el texto?. Solo papel y digital. Textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o informáticos. Escritos, orales y táctiles.

Qué define a los "documentos internos"?. Los que se envían a la prensa. Los que utiliza la organización en su ámbito interno. Los contratos con proveedores externos. Respuesta: b.

¿Por qué se dice que los documentos internos son "importantes"?. Porque son muy caros de producir. Porque la marcha del trabajo depende de ellos. Porque son los únicos que tienen validez legal.

. ¿Qué es una "convocatoria"?. Un resumen de los acuerdos de una reunión. Un documento por el que se cita de forma oficial a un grupo de personas. Una invitación a un café.

¿Con qué factor debe hacerse llegar una convocatoria?. Con extrema elegancia. Con rapidez para que los interesados planifiquen su trabajo. Únicamente por correo certificado.