Test Tema 3 (I) T.C.A.

¿Qué es un portafirmas?: Es un archivador para guardar documentos. Es una carpeta que se utiliza para guardar documentos importantes para que los firme una persona concreta. Es una bandeja para dejar documentos.

Una convocatoria: Es un documento interno de una organización. Es un registro. Es un acta.

¿Qué es un acta?: Un documento que da fe de lo sucedido en una reunión y de los acuerdos tomados. Es una noticia que se coloca en el tablón de anuncios. Es una memoria.

Una tarjeta de visita es: Un documento interno. Un documento externo. Un registro.

La seguridad y confidencialidad en la manipulación de paquetería y documentación: Es obligatoria. No es importante. Da igual.

Si un compañero de trabajo llama desde su despacho al tuyo, es una llamada: Interna. Externa. Imposible.

Para entregar la paquetería y documentación debes: Identificar a las personas que trabajan en cada uno de los departamentos. Conocer la distribución de los departamentos y cómo se designan. Las dos respuestas son correctas.

Las llamadas internas: Cuestan mucho dinero. Son gratuitas. Cuestan poco dinero.

Si dentro de tu trabajo llamas a un departamento donde trabaja un compañero, ¿qué número marcas?: La extensión. Su número de teléfono. El número de teléfono del trabajo.

Cuándo nos hablan por teléfono debemos: Interrumpir. Guardar silencio aplicando las técnicas de escucha activa. Responder de forma poco profesional.

¿Qué es la prensa?: Son documentos importantes para que los firme una persona concreta. Son publicaciones impresas que se diferencian en función de su periodicidad. Ninguna respuesta es correcta.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de la circulación interna de la paquetería y documentación?: A los documentos o paquetes que llegan de otra organización. A los documentos o paquetes cuyos destinatarios son alguna de las personas de la misma organización o departamentos. A los documentos o paquetes enviados a otra organización.

Cuando te llama el jefe de departamento para recoger un paquete o documento, lo realizan a través de una llamada: Interna. Externa. Ninguna respuesta es correcta.

¿Qué es un documento interno?: Es una carta que recibe el director. Es un paquete que se envía por correo ordinario. Son los que utiliza la organización en su ámbito interno.

¿Qué aspectos tienes que tener en cuenta en el uso del teléfono?: La voz y actitud. El lenguaje y el silencio. Las dos respuestas son correctas.

¿Cuál de las siguientes tareas tendrás que realizar diariamente?: Recoger documentos, paquetes y portafirmas y entregarlos. Registrar el correo. Pegar sellos a las cartas.

¿Qué es un documento externo?: Son anuncios, circulares, tarjetas de visita, invitaciones, saluda,… que utiliza la organización hacia el exterior. Es un acta, documento que da fe de lo acontecido en una reunión interna. Es una nota interior.

¿En qué orden distribuyes los paquetes o documentos?: En primer lugar los urgentes. En primer lugar los que estén más cerca de mi lugar de trabajo. En primer lugar los destinatarios conocidos.

¿Qué es el porta-firmas?: Es un documento importante. Es un paquete azul. Es una carpeta que se utiliza para guardar documentos importantes para que los firme una persona concreta.

¿Qué tienes que tener en cuenta al efectuar una llamada de teléfono interna?: Saber a quién vas a llamar y qué quieres comunicar. Cómo decir las cosas y tener a mano la documentación que vas a necesitar. Las dos respuestas son correctas.

¿Cuál es el documento por el que se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar algún tema en un lugar determinado?: Aviso. Acta. Convocatoria.

Para tener buenas relaciones en el centro de trabajo debo: Utilizar las normas de cortesía y hacer buen uso de la comunicación verbal y no verbal. Cuidar de mi imagen y seguir las normas de protocolo. Las dos respuestas son correctas.

Para manipular una carga debes: Pedir ayuda o utilizar la carretilla, si no puedes con la carga. Doblar la espalda. Girar el cuerpo.

¿Cómo se clasifican los documentos o paquetes que tengas que entregar?: Según los despachos y las personas destinatarias. Según criterios de urgencia e importancia. Las dos respuestas son correctas.

Para no interrumpir al emisor cuando hablamos por teléfono debemos hacer uso de expresiones de tipo: No entiendo nada. Sí… ya… claro… desde luego…. Da igual las expresiones que utilices.