TEMA 33333

¿Cuál es la función principal de la correspondencia para una organización?. Notificar a los empleados sobre reuniones internas. Comunicarse con su entorno (administración, bancos, proveedores). Gestionar las redes sociales de la empresa. Procesar las nóminas del personal.

¿Cuáles son los dos tipos principales de correspondencia que menciona el documento?. Correspondencia interna y externa. Correspondencia oficial y no oficial. Correspondencia de entrada y de salida. Correspondencia física y digital.

¿Qué se debe hacer con la correspondencia de entrada una vez recibida?. Abrirla inmediatamente y distribuirla. Clasificarla, registrarla y distribuirla. Archivarla directamente sin abrirla. Devolverla al remitente.

¿Cómo se puede recibir la correspondencia directamente en la oficina?. Mediante correo electrónico únicamente. Directamente a la dirección postal o en un apartado de correos. A través de fax y mensajería. Exclusivamente por correo postal.

¿Qué principio fundamental debe regir la manipulación de sobres y paquetes?. La rapidez en la apertura. La confidencialidad y la seguridad. La priorización de documentos personales. La clasificación por tamaño.

¿Cuándo se debe abrir el correo ordinario?. Siempre se debe abrir. Solo si el remitente es conocido. Se abre, pero no el correo personal. Nunca se abre el correo ordinario.

¿Qué se debe hacer si en un documento falta la fecha pero el sobre tiene el matasellos?. Escribir la fecha actual en el documento. Ignorar la fecha y archivar el documento. Escribir en el borde superior derecho del documento la fecha del matasellos del sobre. Pedir la fecha al remitente.

¿Cuándo se debe grapar el sobre con la dirección del remitente al documento?. Siempre, para tener un registro completo. Cuando la fecha del documento es incorrecta. Si no aparece la dirección del remitente en el documento. Cuando el documento es confidencial.

¿Qué indica el documento sobre la apertura de sobres con indicaciones como 'confidencial' o 'reservado'?. Se pueden abrir si es urgente. Nunca se abrirán. Se abren solo por el responsable del departamento. Se abren si la persona a la que va dirigido lo autoriza.

¿Qué es la clasificación de la correspondencia?. El proceso de enviar la correspondencia al exterior. El agrupamiento de documentos por su tipo o destinatario. La apertura de todos los documentos recibidos. La destrucción de documentos irrelevantes.

¿Cuáles son algunos de los criterios de clasificación de la correspondencia mencionados?. Por color del sobre y grosor del papel. Por tipos de documentos, destinatarios y urgencia. Por idioma del remitente y tipo de letra. Por la hora de recepción y el servicio de mensajería.

¿Qué se filtra en la etapa de clasificación?. Los documentos que deben ser enviados. Los documentos que no necesitan registro por ser intrascendentes. Los documentos personales del personal. Los documentos duplicados.

¿El proceso de registro es obligatorio para todos los tipos de organizaciones?. Sí, es obligatorio para todas. No, es obligatorio para organismos públicos y voluntario para empresas privadas. No, es voluntario para todos. Solo es obligatorio para la correspondencia de salida.

¿Qué implica la tarea de numeración en el registro?. Asignar un número de teléfono al documento. Asignar un número correlativo y un sello con el número y fecha de entrada. Numerar las páginas del documento. Generar un código QR para el documento.

¿Qué tipos de documentos no deben ser objeto de registro según el texto?. Facturas y recibos. Contratos y escrituras. Documentos publicitarios, comerciales o informativos. Nóminas y seguros sociales.

¿Qué datos deben dejarse constancia en el registro de correspondencia?. Solo la fecha de entrada y el remitente. Fecha de entrada, remitente, destinatario, clase de documento y asunto. Únicamente el destinatario y el asunto. El número de páginas y el tipo de papel.

¿Qué se debe tener en cuenta al distribuir la correspondencia?. Priorizar la entrega del correo urgente. Distribuir primero los documentos de menor tamaño. Entregar primero la correspondencia con sellos de colores. Distribuir por orden alfabético de los remitentes.

¿Cómo se manejan las comunicaciones privadas?. Se envían por correo electrónico. Se entregan a mano. Se archivan sin ser leídas. Se envían por mensajería.

¿Qué se hace si un documento afecta a más de un departamento?. Se envía una copia a cada departamento. Se hacen fotocopias y se anota en el registro a quién se entrega el original y la copia. Se envía solo al departamento principal. Se devuelve al remitente para que especifique el destinatario principal.

¿Qué es la correspondencia de salida?. La correspondencia que entra a la empresa. La correspondencia que se origina en la organización para comunicarse con el exterior. La correspondencia interna entre departamentos. La correspondencia enviada por fax.

¿Qué tarea previa a la expedición de la correspondencia de salida es importante realizar?. Digitalizar todos los documentos. Archivar una copia del documento en el expediente correspondiente. Enviar un correo electrónico de confirmación al remitente. Estampar un sello oficial en todos los envíos.

¿Quién suele encargarse de la recogida de la correspondencia de salida?. El director general. El departamento de marketing. El personal de conserjería o secretaría. Los empleados de la empresa de forma individual.

¿El registro de la correspondencia de salida es obligatorio?. Sí, siempre es obligatorio. No, solo es obligatorio si es para el extranjero. Sí, pero solo para documentos de valor. No, es similar al registro de entrada y depende de las normas internas de la entidad.

¿Qué se debe comprobar antes del plegado y ensobrado de la correspondencia de salida?. Que el sobre tenga la ventana adecuada. Que aparezcan todos los datos del destinatario y se adjunten los anexos necesarios. Que el documento esté escrito a mano. Que el remitente haya pagado el franqueo.

¿Qué consiste el franqueo?. El proceso de doblar la carta. El pago de los servicios de transporte y reparto de la correspondencia. La clasificación de los documentos por su contenido. La entrega del correo al destinatario.

¿Cuál es el operador postal designado para prestar el servicio postal universal en España?. SEUR. DHL. Correos. MRW.

¿Qué ventaja ofrecen las compañías privadas de mensajería frente a Correos?. Un precio siempre más bajo. Una mayor variedad de servicios y adaptación de horarios. Exclusividad en envíos nacionales. Menos puntos de recogida.

¿Qué es la Oficina Virtual de Correos?. Una tienda física de Correos. Un servicio para presentar documentos de forma telemática. Un sistema de entrega de paquetería a domicilio. Una aplicación para rastrear envíos.

¿Cuál es la finalidad principal del correo electrónico en el ámbito empresarial?. Realizar llamadas telefónicas. Transmitir información de forma habitual. Enviar documentos físicos. Organizar reuniones presenciales.

¿Qué permite la firma digital en un documento electrónico?. Cambiar el contenido del documento. Asegurar la identificación inequívoca del firmante y la integridad del documento. Eliminar el documento original. Encriptar el documento para que solo el firmante lo lea.

¿Qué es un certificado digital?. Un documento de identidad físico. Un software para firmar correos electrónicos. Un dato que identifica a una persona física o jurídica de forma segura. Una clave para acceder a bases de datos.

¿Para quién es obligatorio disponer de un certificado digital?. Para personas físicas y jurídicas. Solo para personas físicas. Solo para personas jurídicas. Para funcionarios públicos únicamente.

¿Qué sistemas de clasificación de documentos se mencionan en el documento?. Alfabético, numérico, geográfico, temático y alfanumérico. Cronológico, por color y por tamaño. Digital, físico y por relevancia. Por idioma y por formato.

¿En qué consiste el sistema de clasificación alfabético?. Agrupar documentos por su fecha de creación. Ordenar documentos según el orden del alfabeto, utilizando una palabra clave (palabra ordenatriz). Clasificar documentos por temas de interés. Asignar un número correlativo a cada documento.

¿Qué es la palabra ordenatriz en el sistema alfabético?. La fecha del documento. La palabra que representa al documento para su ordenación. El número de páginas. El nombre del archivo adjunto.

¿Cómo se realiza la ordenación alfabética de nombres de personas físicas?. Por el nombre de pila. Por el segundo apellido. Por el primer apellido, seguido del segundo y luego el nombre. Por el orden en que se escribe el nombre completo.

¿En qué consiste el sistema de clasificación numérico?. Ordenar documentos por orden alfabético. Ordenar documentos por temas específicos. Ordenar documentos a partir de un número natural determinado, en orden ascendente o descendente. Clasificar documentos por su tamaño.

¿Qué sistema de clasificación se basa en la localización física concreta de un documento?. Sistema temático. Sistema geográfico. Sistema cronológico. Sistema alfanumérico.

¿Cuál es la principal ventaja del sistema cronológico?. Su complejidad en la aplicación. La rapidez de localización y su sencillez, siempre y cuando la fecha sea determinante. La posibilidad de archivar documentos sin fecha. La combinación con otros sistemas de archivo.

¿En qué consiste el sistema temático?. Agrupar documentos por orden alfabético. Ordenar documentos por la fecha en que fueron recibidos. Clasificar documentos por temas o asuntos. Archivar documentos según su tamaño.

¿Qué es un archivo desde la perspectiva del documento?. Un lugar para almacenar documentos temporalmente. Un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de actividades empresariales, al servicio de la empresa. Una base de datos digital. Una biblioteca pública.

¿Por qué es importante el archivo para una empresa?. Para aumentar el consumo de papel. Para que los documentos sirvan como elemento probatorio y para conservar la memoria de la empresa. Para dificultar la localización de información. Para cumplir con las normas de publicidad.

¿Qué plazo legal de conservación se menciona generalmente para la documentación escrita?. 1 año. 3 años. 6 años. 10 años.

¿Qué función debe cumplir un archivo para ser un instrumento de información de calidad?. Guardar y conservar correctamente los documentos, cumplir disposiciones legales y constituir un centro activo de información. Archivar todos los documentos sin excepción. Permitir el acceso no restringido a toda la información. Mantener los documentos en cualquier estado, sin importar su valor.

¿Qué es la 'purga' o 'expurgo' de documentos?. El proceso de digitalización de documentos. La destrucción de documentos que han dejado de tener valor y ha finalizado su plazo legal de conservación. La clasificación de documentos por su importancia. La copia de seguridad de documentos importantes.

¿Qué regla se menciona relacionada con la eficiencia en la gestión de archivos y la preocupación medioambiental?. La regla de las dos 'erres': reducir y reciclar. La regla de las tres 'erres': reducir, reutilizar y reciclar. La regla de las cuatro 'erres': reducir, reutilizar, reciclar y renovar. La regla de las cinco 'erres': reducir, reutilizar, reciclar, reparar y recondicionar.

¿Qué tipo de archivo se denomina 'archivo activo' o 'de oficina'?. Contiene documentos que rara vez se consultan. Contiene documentos que se utilizan con cierta frecuencia y debe localizarse en un lugar accesible. Contiene documentos históricos o de valor legal permanente. Contiene documentos que ya han sido destruidos.

¿Qué es un archivo informático?. Un archivo físico guardado en una carpeta. Un conjunto de información en formato electrónico que permite su almacenamiento y lectura en un ordenador. Un documento escrito a mano. Un sistema de clasificación de documentos físicos.

¿Cuál es una ventaja del archivo informático respecto al tradicional?. Ocupa más espacio. Dificulta la búsqueda de información. Evita el consumo excesivo de papel y permite crear copias de seguridad. Es más lento para acceder a la información.

¿Qué se recomienda al nombrar archivos informáticos para facilitar su localización?. Usar nombres largos y descriptivos, incluyendo tildes y espacios. Utilizar nombres cortos, preferiblemente sin tildes y espacios (sustituidos por guion bajo). Nombrar todos los archivos con la misma fecha. Evitar el uso de palabras clave.

¿Qué es la nube en el contexto de almacenamiento de información?. Almacenar información en un disco duro externo. Almacenar documentación en servidores a los que se puede acceder desde cualquier ubicación. Guardar archivos en un CD o DVD. Utilizar un pendrive para almacenar datos.

¿Qué ley adapta la legislación española al reglamento europeo de Protección de Datos?. La Ley de Transparencia. La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). La Ley de Comercio Electrónico. La Ley de Firmas Digitales.

¿Qué aspecto importante debe informar una empresa al ciudadano sobre el tratamiento de sus datos?. El número de empleados de la empresa. La finalidad para la que se utilizan los datos y la base jurídica. La dirección exacta de la sede central. El horario de atención al público.

¿Qué tipo de datos requieren una notificación a la Agencia Española de Protección de Datos en caso de brecha de seguridad?. Cualquier tipo de dato personal. Solo datos de contacto. Datos sensibles (salud, religiosos, sexuales...), además de la notificación general. Datos de facturación.

¿Qué se debe garantizar en cuanto a las contraseñas de acceso a sistemas electrónicos?. Deben ser fáciles de recordar para el usuario. Deben tener menos de 8 caracteres. Debe garantizarse su confidencialidad y no compartirse ni dejarse anotadas en lugares comunes. Pueden ser compartidas entre compañeros de departamento.

¿Qué son las copias de seguridad en el contexto de medidas técnicas de protección de datos?. Copias de documentos que se tiran. Documentos impresos a doble cara. Copias periódicas de datos personales que se almacenan en un lugar distinto para su recuperación en caso de pérdida. Documentos de archivo inactivo.