TEMA 4 - TEST 2 - GAI - ACAB

¿Qué se entiende por gestión documental?. Un conjunto de técnicas para gestionar personal. Un conjunto de técnicas para ordenar y clasificar documentos de forma eficaz y eficiente. Un sistema para la gestión de inventarios.

¿Cuáles son las cinco grandes categorías en las que se pueden catalogar los documentos generados por una empresa?. Creación, Edición, Envío, Recepción, Almacenamiento. Creación, Almacenamiento, Validación, Envío, Recepción. Creación, Clasificación, Indexación, Envío, Recepción.

¿Qué término se utiliza para referirse a los pasos que deben completarse para que cualquiera de las tareas documentales se complete?. Proceso de trabajo. Flujo de trabajo. Ciclo de gestión.

¿Cuál es uno de los hitos que se pretenden alcanzar a través del uso de la gestión documental?. Aumento del espacio físico. Clasificación desordenada de los documentos. Recuperación rápida de los documentos.

¿Qué componente de los gestores documentales se refiere a los escáneres y ordenadores?. Almacenamiento de datos. Gestión de datos. Hardware de introducción de datos.

¿Qué se utiliza para el almacenamiento de datos en un sistema de gestión documental?. Servidores. Discos duros en cabinas NAS. Software de base de datos.

¿Qué tipo de ordenador se encarga de la gestión de los datos y del sistema en un SGD?. Ordenador personal. Servidor. Estación de trabajo.

¿Qué tipo de software se necesita, además del servidor de documentos, para una gestión documental eficiente?. Software de ofimática. Servidor de base de datos. Software de diseño gráfico.

¿Cuál de las siguientes es una ventaja de la gestión documental?. Aumento de la duplicidad de documentos. Eliminación de desplazamientos. Mayor tiempo de consulta de documentos.

¿Qué ventaja de la gestión documental facilita que la información se comparta de forma más eficiente?. Seguridad y fiabilidad. Uso racional de los recursos. Productividad y valor añadido.

¿Qué se consigue con la seguridad y fiabilidad en la gestión documental?. Mayor riesgo de deterioro de documentos. Custodia de información valiosa en locales de alta seguridad. Menor disponibilidad de réplicas electrónicas.

¿Qué se obtiene gracias al rápido acceso a la información dentro de la organización con la gestión documental?. Disminución de la productividad. Productividad y valor añadido. Mayor necesidad de trasladar documentos.

¿Qué es un documento digital?. Un documento físico impreso. Cualquier archivo soportado por un aparato digital. Un documento manuscrito.

¿Cuál es una ventaja de los documentos digitales sobre los de papel?. Menor capacidad de réplica. Dificultad de almacenamiento. Capacidad de búsqueda rápida.

¿Cómo se basa la capacidad de réplica de un archivo digital?. Mediante copias manuales. En las instrucciones copiar y pegar. A través de un proceso de escaneo.

¿Qué cualidad tienen los documentos digitales por su naturaleza en cuanto a su almacenamiento?. Ocupan mucho espacio físico. Requieren grandes contenedores físicos. Facilidad de almacenamiento.

¿Qué es un escáner?. Un dispositivo para imprimir documentos. Un aparato electrónico para proyectar luz y capturar una imagen digitalizada. Un software para editar documentos.

¿Qué proceso permite que una máquina interprete el contenido de una imagen escaneada como texto?. Digitalización de imágenes. OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Edición de archivos.

¿Qué cualidad tienen los documentos escaneados y sometidos a OCR, similar a un archivo creado en ordenador?. Solo pueden ser visualizados. Su contenido puede ser indexado. No pueden ser modificados.

¿Qué consigue la digitalización de documentos respecto a los originales en papel?. Aumenta su deterioro. Evita el deterioro que pueden sufrir al ser consultados o trasladados. Dificulta su consulta.

¿Qué tarea, aunque trabajosa, es necesaria después de obtener los documentos digitales?. Imprimirlos nuevamente. Corregir los defectos que hayan aparecido. Archivarlos sin revisar.

¿Qué aspecto se cubre al hablar de seguridad en el entorno empresarial?. Solo la seguridad física de los edificios. Edificios, redes informáticas, datos, etc. Únicamente la seguridad de los empleados.

¿Qué son las políticas de permisos de usuarios?. Normas para el uso de internet. Restricciones para mantener el orden y la seguridad en un entorno. Directrices para la creación de documentos.

¿Qué son las copias de seguridad (backup)?. Un volcado de datos para recomponer el sistema informático en caso de necesidad. Una copia simple de los documentos importantes. Una estrategia para eliminar datos innecesarios.

¿Según los datos que se incluyen, qué tipo de copia de seguridad existe?. Copia completa. Copia incremental. Copia de datos.

¿Cuál es una de las principales funciones de un sistema de gestión documental en cuanto a seguridad?. Garantizar la pérdida de documentos. Restringir el acceso a la documentación solo a personas autorizadas. Facilitar el acceso no autorizado.

¿Qué significa disponibilidad documental?. Que los documentos solo están disponibles en horario de oficina. Que los documentos deben estar siempre disponibles cuando se necesiten, de manera rápida y sencilla. Que los documentos solo están disponibles para el personal directivo.

¿Cómo deben ser los documentos en cuanto a indexación para ser recuperados fácilmente?. Almacenados en carpetas sin orden. Recuperables por jerarquías, búsqueda por texto o sistemas de carpetas. Solo accesibles por un único método.

¿Qué se entiende por 'archivo' según el texto?. Solo documentos en papel. Cualquier documento en cualquier soporte que contiene datos o información relevante. Únicamente archivos digitales.

¿Qué ley orgánica se menciona en relación con la protección de datos y la gestión documental?. Ley de Propiedad Intelectual. Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) Ley Orgánica 3/2018. Ley de Comercio Electrónico.