TEMA 4 SGD - GAI - ACAB

¿Qué es la gestión documental?. Un conjunto de técnicas para ordenar y clasificar documentos de forma ineficaz. El conjunto de técnicas que se utilizan con el fin de ordenar y clasificar cada uno de los documentos de una empresa de forma eficaz y eficiente. Un software específico para la creación de documentos.

¿Cuáles son las cinco grandes categorías en las que se pueden catalogar los documentos de una empresa?. Creación, Edición, Impresión, Envío, Recepción. Creación, Almacenamiento, Validación, Envío, Recepción. Diseño, Copia, Firma, Envío, Archivo.

¿Qué se denomina 'flujo de trabajo' en el contexto de la gestión documental?. El tiempo que tarda un documento en ser creado. El conjunto de pasos que deben completarse para que cualquiera de las tareas documentales se complete. La ruta que sigue un documento físico para ser enviado.

¿Cuál es uno de los principales objetivos de optimizar el flujo de trabajo en la gestión documental?. Aumentar el número de documentos generados. Conseguir un gran ahorro de tiempo. Reducir la necesidad de personal.

Según el documento, ¿cuáles son algunos de los hitos que se pretenden alcanzar a través del uso de la gestión documental?. Clasificación desordenada de documentos y recuperación lenta. Clasificación ordenada, recuperación rápida y búsqueda eficiente de la información. Aumento de la duplicidad de documentos y menor espacio de almacenamiento.

¿Qué tipos de elementos físicos se deben dimensionar al planificar la implantación de un sistema de gestión documental?. Software, redes y servidores. Hardware, software y personal. Elementos físicos, hardware y datos.

¿Cuáles son algunos ejemplos de hardware de introducción al sistema de datos?. Servidores y bases de datos. Escáneres, cámaras fotográficas y ordenadores. Discos duros y NAS.

¿Qué componente se encarga del almacenamiento de los datos y del propio sistema de gestión documental?. Los servidores. Los escáneres. Los discos duros y NAS.

¿Cuál es la función principal de un servidor en un sistema de gestión documental?. Digitalizar documentos físicos. Gestionar bases de datos y responder a peticiones del sistema. Proporcionar escáneres para la introducción de datos.

¿Qué tipo de software se necesita además del servidor de documentos para una eficiente gestión documental?. Software de edición de imágenes. Software de hojas de cálculo. Un servidor de base de datos.

¿Cuál de las siguientes NO es una ventaja de la gestión documental mencionada en el texto?. Gestión y control efectivo. Uso racional de los recursos. Mayor necesidad de desplazamientos físicos.

¿Qué facilita la gestión documental en cuanto al uso de los recursos?. La duplicidad de documentos archivados. Que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente. El aumento de fotocopias innecesarias.

¿Qué implica la seguridad y fiabilidad en la gestión documental?. Guardar documentos en locales de baja seguridad. Garantizar el perfecto estado de conservación de documentos valiosos en locales de alta seguridad. Permitir el acceso a todos los usuarios sin restricciones.

¿Qué es un documento digital?. Un documento que solo puede ser leído en papel. Cualquier archivo que sea soportado por un aparato digital. Un documento que solo se puede imprimir.

¿Cuáles son algunas ventajas de los documentos digitales sobre los documentos en papel?. Menor capacidad de búsqueda y dificultad de edición. Capacidad de búsqueda rápida, edición integral y réplica. Dificultad de almacenamiento y mayor espacio físico requerido.

¿Qué es la capacidad de réplica de un archivo digital?. La dificultad para hacer copias del documento. La posibilidad de hacer copias del documento o partes de él mediante 'copiar y pegar'. La necesidad de escanear el documento cada vez que se quiere una copia.

¿Qué es un escáner y cuál es su función principal en la gestión documental?. Un dispositivo para almacenar documentos digitales. Un aparato electrónico que captura una imagen digitalizada de una superficie. Un software para organizar archivos.

¿Qué es el OCR y para qué sirve?. Un tipo de almacenamiento en la nube. Optical Character Recognition, un proceso para recrear texto a partir de una imagen. Un método para proteger documentos digitales.

¿Cuáles son las dos funciones principales de un sistema de gestión documental en cuanto a seguridad?. Garantizar la duplicidad de documentos y restringir el acceso a todos. Garantizar la integridad de los documentos y restringir el acceso a personas autorizadas. Aumentar el deterioro de los documentos y facilitar el acceso no autorizado.

¿Qué son las copias de seguridad (backup)?. Una copia única de todos los datos de un sistema. Un volcado de datos y/o sistema desde el que se podría recomponer todo el sistema informático en caso de necesidad. Una copia de seguridad solo para documentos de texto.