Tema 7: Archivo

Según el Real Decreto 1708/2011, ¿cómo se define el concepto de archivo?. El depósito exclusivo en soporte físico donde se custodian únicamente documentos históricos inaccesibles al público. El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, así como las instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos. El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por personas jurídicas públicas, así como las instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos. La unidad administrativa encargada de forma exclusiva de la destrucción de papel procedente de registros generales.

Conforme a la Ley 16/1985, ¿qué antigüedad mínima deben tener los documentos generados por entidades políticas, sindicales o religiosas para formar parte del Patrimonio Documental?. Más de 20 años. Más de 30 años. Más de 40 años. Más de 100 años.

En virtud de la Ley 16/1985, ¿qué antigüedad se exige para que integren el Patrimonio Documental los documentos generados por personas físicas o entidades particulares?. Superior a 25 años. Superior a 40 años. Superior a 50 años. Superior a 100 años.

A los efectos del artículo 49.1 de la Ley 16/1985, ¿cuál de los siguientes elementos queda explícitamente excluido de la definición legal de documento?. Los ejemplares no originales de ediciones. Las expresiones gráficas en soporte informático. Las expresiones sonoras en cinta magnética. Las expresiones en lenguaje natural sobre papel.

En la escala temporal del ciclo vital de los documentos, ¿cuál es el plazo de permanencia y la fase que corresponde al Archivo de Oficina o Gestión?. De 5 a 15 años, en fase semiactiva. De 0 a 5 años, en fase activa. De 15 a 30 años, en fase inactiva. Más de 50 años, en fase permanente.

Dentro de la tipología de archivos según el ciclo vital, los expedientes custodiados en el Archivo Central Municipal se caracterizan por encontrarse en: Fase inactiva permanente con consulta pública ilimitada. Fase activa de uso diario por los administrativos tramitadores. Fase semiactiva, con una antigüedad comprendida entre 5 y 15 o 30 años. Fase previa de registro general antes de su apertura formal.

En el marco de la gestión de archivos, ¿qué rango temporal de antigüedad identifica la documentación custodiada en el Archivo Intermedio?. De 0 a 5 años. De 5 a 15 años. Más de 100 años. De 15 o 30 a 50 años.

Atendiendo al ciclo vital de los documentos, ¿a partir de qué antigüedad ingresan los expedientes en el Archivo Histórico para su conservación permanente?. Más de 50 años. Más de 30 años. Más de 20 años. Más de 10 años.

¿Puede un subalterno u otro empleado público proceder a la destrucción física de documentos del archivo por iniciativa propia al concluir el trámite?. Sí, siempre que los documentos tengan más de 5 años de antigüedad. No, la destrucción exige siempre el dictamen favorable previo de la Comisión de Valoración Documental. Sí, si cuenta con la orden verbal del Jefe de Negociado. Depende de si el soporte original es exclusivamente en papel.

¿Cómo se define el concepto de expurgo o eliminación de documentos?. La reorganización alfabética de carpetas en las estanterías del archivo de oficina. El traslado físico de expedientes desde el archivo central al archivo intermedio. La eliminación legal y reglamentada de documentos que han perdido su valor administrativo, legal e histórico. La digitalización de documentos en papel seguida de su devolución al interesado.

El instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental en el que se fija el plazo de permanencia de los documentos en cada fase se denomina: Cuadro de clasificación. Relación de entrega. Registro de asientos. Calendario de conservación.

La fase del tratamiento archivístico consistente en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo recibe el nombre de: Identificación. Valoración documental. Foliación. Indización temática.

En el contexto del documento electrónico, ¿qué se entiende por metadato conforme a la normativa sobre archivos?. La firma manuscrita digitalizada del Alcalde o Concejal Delegado. Cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos. El índice impreso que se pega en el lomo de las cajas definitivas de cartón. La clave privada de cifrado que guarda el subalterno en el archivo central.

¿Qué principios archivísticos generales se recogen expresamente en el artículo 4.3 de la Ley 7/2011 de Andalucía?. Los principios de jerarquía normativa y publicidad obligatoria. Los principios de destrucción automática y gratuidad total. Los principios de respeto al origen y al orden natural de los documentos. Los principios de simplificación registral y expediente único en papel.

El principio archivístico de procedencia o proveniencia establece que: Todos los documentos deben ordenarse exclusivamente por la fecha de su registro de salida. Los expedientes deben clasificarse siempre en función del número de DNI del interesado. Las series documentales deben unificarse en una caja única para ahorrar espacio. Los documentos deben organizarse y mantenerse según la entidad u órgano que los ha generado, sin mezclarlos con los de otros productores.

Entre las características de los documentos de archivo que garantizan su valor jurídico y administrativo, ¿cuál asegura que cada documento forma parte de un expediente único sin duplicidades?. La unicidad. La multiplicidad. La informalidad. La imprescriptibilidad.

Dentro de la clasificación funcional de los documentos de la Administración, ¿cuáles de los siguientes son ejemplos de documentos de decisión?. Notificación, oficio y nota interior. Decreto, resolución y acuerdo. Acta, certificado y diligencia. Informe técnico y dictamen consultivo.

¿Cuál es la función esencial de los documentos administrativos clasificados dentro de la categoría de transmisión?. Acreditar hechos o actos de forma fehaciente. Emitir juicios técnicos y opiniones consultivas. Comunicar actos o decisiones a la ciudadanía u otros órganos. Dictar órdenes de resolver procedimientos acumulados.

En la tramitación municipal, ¿qué diferencia existe entre un Oficio y una Nota Interior?. El oficio se firma por el Alcalde y la nota interior por el Subalterno. El oficio es un documento de decisión y la nota interior de constancia. El oficio no requiere registro de salida y la nota interior sí. El oficio se dirige a órganos de otras Administraciones o unidades externas, mientras que la nota interior se utiliza exclusivamente entre servicios del mismo Ayuntamiento.

¿Qué grupo de documentos tiene como finalidad acreditativa dar fe de la existencia de un hecho, acto o situación administrativa?. Documentos de constancia (Acta, Certificado y Diligencia). Documentos de decisión (Decreto, Resolución y Acuerdo). Documentos de transmisión (Notificación, Oficio y Nota Interior). Documentos de juicio (Informe y Dictamen).

Dentro de los documentos de juicio, ¿qué documento contiene la opinión técnica emitida por un órgano consultivo de carácter preceptivo?. La nota interior. El dictamen. El decreto de alcaldía. La diligencia de compulsa.

Al ordenar alfabéticamente expedientes de personas físicas en un archivo de gestión, ¿cuál es la regla fundamental aplicable?. Alfabetizar por el Nombre de pila y luego por los Apellidos. Alfabetizar por el DNI omitiendo completamente el nombre. Alfabetizar por el Primer Apellido, Segundo Apellido y Nombre. Computar obligatoriamente las partículas iniciales como 'de' o 'del' al principio.

Aplicando las normas de indización alfabética, ¿cómo debe ser archivado el expediente de 'Marta Pérez Gil'?. Marta, Pérez Gil. Gil Marta, Pérez. Pérez Marta, Gil. Pérez Gil, Marta.

Si dos personas físicas coinciden exactamente en su primer y segundo apellido, ¿cuál es el criterio que desempata su orden alfabético?. El nombre. La fecha de entrada en el registro. El código del procedimiento. El número de folios de la carpeta.

¿Cómo deben colocarse los documentos dentro de un expediente ordenado cronológicamente?. De la fecha más reciente a la más antigua. De la fecha más antigua a la más reciente. Agrupados por el tamaño del papel independientemente de la fecha. Por el día del mes sin tener en cuenta el año de emisión.

El artículo 17.1 de la Ley 39/2015 impone a cada Administración Pública la obligación de mantener: Un registro manual de firmas en cada planta del edificio. Un archivo impreso encuadernado para procedimientos caducados. Un archivo electrónico único de los documentos correspondientes a procedimientos finalizados. Una copia en papel de todos los correos electrónicos del personal.

Como regla general, cuando un interesado presenta un documento en soporte papel en la Oficina de Registro, conforme a la Ley 39/2015, la Administración debe: Archivar el papel en el depósito central y no expedir copia. Solicitar al vecino que acuda con el documento escaneado. Destruir el papel de inmediato una vez sellado a mano. Digitalizarlo y devolver el original en papel al ciudadano.

Conforme a la Ley 39/2015, ¿cuál de los siguientes datos NO constituye un contenido obligatorio de un asiento registral?. La firma manuscrita de conformidad del subalterno receptor. El número de registro correlativo y único. La fecha y hora exacta de presentación o salida. La identificación del remitente y del órgano destinatario.

El instrumento técnico que permite organizar los documentos en función de las competencias, funciones y actividades del órgano o entidad que los produce, facilitando su localización, gestión y conservación se denomina: Vale de salida de valija. Cuadro de clasificación. Tarjeta de sustitución. Diligencia de cierre.

La norma ISO 15489 define la gestión documental como: El almacenamiento exclusivo de cajas en archivadores metálicos. La encuadernación artesanal de boletines oficiales. El área de la gestión administrativa responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. El trámite de firma de resoluciones por los concejales.

¿Qué diferencia existe entre las operaciones de Clasificación y Ordenación archivística?. La clasificación destruye el papel y la ordenación lo encuaderna. La clasificación es competencia del Estado y la ordenación del municipio. La clasificación es para documentos históricos y la ordenación para activos. La clasificación encuadra el documento en su categoría según el Cuadro, mientras que la ordenación fija su posición secuencial física o lógica concreta.

En los depósitos de archivo, ¿cuál es la distancia mínima exigida entre la primera balda de una estantería y el suelo para evitar humedades e inundaciones?. 10 cm. 2 cm. 25 cm. 50 cm.

¿Por qué debe el personal de archivo retirar los clips y grapas metálicas de los expedientes antes de su depósito definitivo?. Porque alteran el orden alfabético de las carpetas. Porque la oxidación del metal destruye y mancha paulatinamente el soporte papel. Porque está prohibido el uso de metal por la Ley de Cajas de Ahorros. Porque impiden cerrar las cajas de cartón con llave.

El procedimiento material que consiste en numerar correlativamente los folios de un expediente en la esquina superior derecha se denomina: Paginación simple. Indización previa. Foliación. Compulsa física.

Cuando se extrae justificadamente un documento de un expediente administrativo en tramitación o archivo, se debe formalizar una: Relación de expurgo. Nota de extravío. Acta de pleno. Diligencia de desglose.

¿Cuáles son las medidas exactas en centímetros del formato estándar de papel A4 utilizado en la Administración?. 21,00 x 29,70 cm. 18,00 x 25,00 cm. 25,00 x 30,00 cm. 30,00 x 42,00 cm.

Al realizar un préstamo interno de un expediente, ¿qué elemento es obligatorio colocar en la balda en el lugar de donde se extrae la carpeta?. Un duplicado compulsado en papel. Una tarjeta testigo o ficha de sustitución. El libro de registro general de entradas. Una nota firmado por el Alcalde.

¿Cuándo se debe retirar de la estantería la tarjeta testigo colocada tras un préstamo interno?. Transcurridas 48 horas desde la entrega. Al finalizar el mes natural. Únicamente cuando el expediente prestado retorna físicamente al archivo y se comprueba que está completo. Cuando la unidad solicitante pide una prórroga por escrito.

¿Cuál es el plazo habitual de permanencia temporal establecido para la documentación prestada a las unidades administrativas?. De 1 a 3 días. De 15 a 20 días. De 6 a 12 meses. De 1 a 3 meses.

Según el artículo 105.b) de la Constitución Española, ¿cuáles son los motivos legales que pueden limitar el derecho de acceso a archivos y registros?. La seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. El volumen de folios del expediente y la falta de personal subalterno. El coste de las fotocopias y el horario de apertura al público. La antigüedad del documento si es inferior a 100 años.

En relación con el acceso público, ¿se pueden consultar expedientes concluidos que contengan datos íntimos de terceros sin su consentimiento escrito?. Sí, el derecho de acceso es absoluto y no admite excepciones. No, el acceso está prohibido salvo que medie consentimiento expreso y escrito de los afectados. Sí, previo abono de la tasa de consulta urgente. Depende de si el usuario es vecino empadronado en el municipio.

¿Cuál de las siguientes opciones es el cometido material del personal subalterno?. Firmar la fe pública del sello de compulsa. Modificar el texto del documento para subsanar errores. Obtener las copias/escaneados y estampar el sello, correspondiendo la firma de fe pública al Secretario o funcionario habilitado. Destruir el documento original tras realizar la fotocopia.

¿Qué tres funciones integran el trinomio funcional indispensable de todo sistema de archivo?. Comprar, Vender y Alquilar. Clasificar, Modificar y Expurgar. Digitalizar, Cifrar y Destruir. Recibir, Conservar y Servir.

De acuerdo con el Real Decreto 1708/2011, ¿qué es un documento electrónico?. La información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de tratamiento diferenciado. Un documento impreso en papel térmico de fax. Un soporte de cartón marcado con un sello digitalizador. Un expediente físico con un chip magnético pegado en la cubierta.

Conforme al Real Decreto 1708/2011, ¿cómo se define el Expediente Electrónico?. Una base de datos pública con las direcciones del Ayuntamiento. El conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Un correo electrónico enviado al registro general. El escaneado en PDF de una ley publicada en el BOE.

El artículo 17.3 de la Ley 39/2015 exige que los medios de almacenamiento de documentos electrónicos cuenten con medidas de seguridad conforme a: El Reglamento de Servicios de las Corporaciones Locales. La Ley de Contratos del Sector Público. El Esquema Nacional de Seguridad. El criterio discrecional del informático municipal.

Las cinco garantías esenciales que debe asegurar el diseño de los documentos en la gestión documental son: Rapidez, brevedad, bajo coste, publicidad y gratuidad. Secreto, inaccesibilidad, rigidez, opacidad y archivo manual. Antigüedad, volumen, peso, soporte y tamaño. Autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.

Dentro del protocolo de actuación y custodia en la Sala de Lectura de un Archivo Municipal, ¿cuál de las siguientes tareas no corresponde al puesto de Subalterno durante la consulta presencial de los documentos?. Verificar la identidad del usuario y comprobar la existencia de cita previa. Acompañar al usuario a su puesto de lectura y supervisar continuamente la manipulación del expediente para evitar el uso de útiles que puedan marcar el original. Dictaminar el expurgo y la eliminación de aquellos folios del expediente que se encuentren deteriorados. Recibir la carpeta al finalizar la consulta y comprobar la integridad de su foliación completa.

Atendiendo a la funcionalidad y al ciclo vital de los documentos, ¿qué archivo tiene como función específica la custodia de los expedientes que le son transferidos desde los archivos centrales hasta que se determine su eliminación o su conservación permanente, conforme a la Ley 7/2011 de Andalucía?. El Archivo de Gestión o de Oficina. El Archivo Central. El Archivo Intermedio. El Archivo Histórico.

¿En qué dirección o sede física se ubica el Archivo Histórico Municipal del Ayuntamiento de Cádiz?. En la Plaza de San Juan de Dios (Casa Consistorial). En la Avenida Ana de Viya. En la Calle Isabel la Católica. En el Paseo Marítimo.