TEMA 9 - ARCHIVO, REGISTRO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN (A)

Según el temario, ¿cuál es el orden de prioridad recomendado para la entrega y distribución de la correspondencia recibida en la empresa?. Correo ordinario, correo urgente, documentación privada y correo certificado. Correo urgente, correo certificado, documentación privada (carácter personal o confidencial) y correo ordinario. Documentación privada, correo ordinario, correo certificado y correo urgente.

En la gestión de la correspondencia de salida, ¿cómo deben doblarse o plegarse los contratos o documentos oficiales antes de su ensobrado?. En tres partes, siempre con el texto o el contenido hacia dentro. Por la mitad con el texto hacia fuera, salvo que el sobre tenga ventana transparente. No deben doblarse; para ello, deberán introducirse en un sobre de unas medidas que permitan no plegar el documento.

Según la clasificación de sistemas de archivo, ¿qué método es más adecuado para empresas que tienen diferentes delegaciones en varias zonas, aunque requiere que los empleados tengan conocimientos de dicha materia?. Clasificación numérica. Clasificación cronológica. Clasificación geográfica.

¿Cuáles son las fases correctas y ordenadas que componen el "proceso de archivo" de documentos en una empresa?. Recepción, Registro, Distribución, Prearchivo y Archivo definitivo. Revisar, Clasificar, Referenciar, Prearchivar y Archivar. Clasificar, Distribuir, Digitalizar, Referenciar y Destruir.

Desde el punto de vista del lugar físico donde se encuentra la documentación, ¿qué característica principal define a un "archivo centralizado"?. Los documentos se encuentran en un único lugar gestionados por trabajadores especializados, lo que ahorra espacio y disminuye el tiempo de búsqueda. Cada departamento archiva su propia documentación de manera independiente, suprimiendo los impresos de petición. Se realiza exclusivamente mediante servidores en la nube sin soporte papel.

¿A qué organismo estatal hace referencia el temario como el encargado de velar por el cumplimiento de la legislación de datos personales y controlar su aplicación?. El Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. La Agencia Española de Protección de Datos. El Instituto Nacional de Ciberseguridad.

Según el artículo 45 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), ¿qué rango de multa económica acarrea la comisión de una infracción calificada como "grave"?. De 600 € a 60.101,21 €. De 60.101,21 € a 300.506,05 €. De 300.506,05 € a 601.012,10 €.

En el tratamiento de la correspondencia de entrada, ¿qué se debe hacer si se detecta que un sobre o paquete tiene carácter confidencial (indicado con "Personal", "Confidencial", "Reservado")?. Registrar el contenido mediante copia escaneada asegurando su protección digital. El sobre nunca debe abrirse y se entregará a la mayor brevedad posible a la persona a la que va destinado. Abrirlo bajo la supervisión obligatoria del responsable de RR. HH. de la empresa.

De las siguientes opciones, ¿cuál NO es un dato que deba figurar habitualmente en un libro de "Registro de entrada de correspondencia"?. Número de registro, fecha y remitente. Asunto, clase de documento y anexos. Firma digital del empleado de correos y código IBAN de la empresa.

Al establecer la política de copias de seguridad de datos informáticos para prevenir pérdidas de información, ¿con qué periodicidad indica el temario que deben realizarse dichas copias?. Exclusivamente una vez al año al realizar el cierre contable del ejercicio. Solo de forma semanal, depositando los discos en la misma oficina. A diario, semanalmente, mensualmente y anualmente.

¿Cuáles son las medidas estándar de un "sobre americano" y dónde debe estar situada su ventana si la tiene?. 120 x 176 mm, con ventana en el lado izquierdo. 110 x 220 mm, con la ventana situada en el lado derecho. 260 x 360 mm, sin ventana permitida.

Al utilizar el sistema de clasificación alfabética para ordenar el nombre de empresas, ¿qué criterio se sigue con respecto a las clasificaciones genéricas como "Sociedad", "Compañía" o "Almacenes"?. Se utilizan como primera palabra ordenatriz en todos los casos. Normalmente no se tienen en cuenta ni las clasificaciones genéricas ni las partículas o artículos. Se colocan siempre al final entre paréntesis, siendo la principal palabra a buscar.

Según las recomendaciones para la ordenación alfabética del nombre de personas, ¿cómo deben clasificarse los nombres extranjeros que contienen partículas como "Du" o "Mac"?. No se tienen en cuenta dichas partículas al clasificarlos. Sí se tienen en cuenta dichas partículas al clasificarlos por su primer apellido. Se clasifican obligatoriamente por el país de origen antes que por el apellido.

Atendiendo a los criterios generales de gestión de correspondencia de entrada, ¿qué tipo de documentos NO es usual que necesiten ser registrados?. Los burofaxes y telegramas. Los catálogos de publicidad y la información comercial. Las notificaciones urgentes de la Administración Pública.

¿Cómo recomienda el temario doblar los documentos de tamaño A4 que NO tengan carácter oficial para su ensobrado y envío?. En tres partes, siempre con el texto o el contenido hacia dentro, para que el membrete quede a la vista según se abre la carta. Por la mitad con el texto hacia fuera para que el destinatario pueda leer el saludo inmediatamente. No deben doblarse bajo ningún concepto, enviándose en sobres grandes acolchados.

En referencia a los datos de carácter personal (LOPD), ¿qué grupo de derechos del ciudadano se agrupan bajo el conocido acrónimo "ARCO"?. Aceptación, Registro, Clasificación y Ordenación. Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición. Archivo, Recuperación, Custodia y Organización.

Si la empresa decide utilizar una máquina trituradora de papel para destruir documentación confidencial, ¿qué normativa europea debe tener en cuenta respecto al tamaño de los papeles destruidos?. La normativa ISO 9001. La normativa DIN 66399. La normativa UNE 19004.

El uso de bases de datos informáticas (como Access, Oracle o MySQL) para la gestión de documentos ofrece varias ventajas. ¿Cuál de las siguientes se destaca en el temario?. Hacen imposible el acceso simultáneo de varios usuarios para garantizar la máxima seguridad. Permiten el acceso de varios usuarios a la vez en el caso de sistemas en red. Impiden el intercambio de información entre diferentes sistemas informáticos para evitar hackeos.

Dentro del proceso metódico de archivo, ¿en qué consiste exactamente la fase denominada "Prearchivar"?. En desechar o destruir los documentos que no sean necesarios antes de leerlos. En anotar una referencia en el índice para saber dónde están los documentos y sus fotocopias. En colocar los documentos siguiendo el criterio decidido y mantenerlos en carpetas mientras estén en uso.

¿Qué ventaja principal aporta a la empresa utilizar un sistema de "archivo descentralizado" en sus departamentos frente al modelo centralizado?. Suprime tener un sistema de petición de documentos a través de impresos, dando cierta independencia a los departamentos. Obliga a contratar documentalistas profesionales en cada área, lo que aumenta la especialización. Ahorra espacio físico en toda la empresa porque no requiere el traslado posterior a un archivo definitivo.

En la clasificación y ordenación de archivos, ¿a qué hace referencia el vocablo "ordenatriz"?. A la palabra principal que se toma como guía para la clasificación de los archivos. A la máquina encargada de clasificar alfanuméricamente el correo. A la normativa legal que rige el archivo de documentos oficiales.

Si una empresa decide clasificar sus documentos mediante el sistema cronológico, ¿cuál es el criterio exacto de ordenación que se suele aplicar?. Orden ascendente: día, mes y año. Orden descendente: año, mes y día. Orden alfabético de los días de la semana de recepción.

Respecto al sistema de clasificación "Temática", ¿cuál es su principal inconveniente según el temario?. Que a veces dificulta la clasificación, ya que los documentos pueden tratar más de un asunto. Que requiere conocimientos obligatorios de geografía internacional. Que no permite combinarse con el sistema alfabético bajo ninguna circunstancia.

Según el artículo 18.3 de la Constitución española citado en el temario, ¿en qué caso concreto puede intervenirse o leerse la correspondencia por terceras personas sin el consentimiento del destinatario?. Cuando lo determine el responsable del departamento de Recursos Humanos de la empresa. En cualquier comunicación digital corporativa, ya que no están amparadas por este artículo original. Únicamente mediante la emisión de una resolución judicial (autorización de un juez o tribunal).

A la hora de destruir documentos confidenciales en la empresa, además de las máquinas trituradoras o empresas externas especializadas, ¿qué otro método señala el temario como válido, aunque poco habitual?. Su depósito directo en el contenedor azul de reciclaje de papel. La incineración de los documentos. La conservación obligatoria del documento físico bajo llave durante 50 años.

¿En qué consistía el sistema de archivo conocido como "Microfilm"?. En la realización de microfotografías para reducir el tamaño del documento original, grabando la imagen en una película. En un archivo informatizado en la nube de alta seguridad exclusivo para grandes multinacionales. En una base de datos relacional que comprime los archivos de correo electrónico de salida.

Durante la fase de comprobación del correo en la recepción, si la persona encargada detecta que un sobre o paquete presenta algún defecto o daño, ¿cómo debe actuar?. Rechazar el paquete automáticamente firmando una hoja de reclamación al mensajero. Informar a la persona o departamento al que va dirigido para que confirme si acepta la recepción o no. Abrir inmediatamente el paquete para fotografiar el interior y enviar las pruebas al remitente.

Aplicando las recomendaciones para la ordenación alfabética del nombre de personas, ¿cómo se deben tratar los nombres y apellidos compuestos?. Se dividen y se clasifica exclusivamente por la primera parte del nombre compuesto. Se clasificarán obligatoriamente como si fueran uno solo. Se separan por una coma y se archivan en carpetas distintas.

Si al procesar la correspondencia de entrada se comprueba que los datos de contacto no se encuentran reflejados en las hojas de los documentos recibidos, ¿qué acción aconseja el texto?. Destruir el documento inmediatamente por motivos de confidencialidad de la LOPD. Devolver la documentación a Correos marcándola como dirección incorrecta. Grapar al final de la documentación el sobre si está reflejada en él la dirección.

En la clasificación "numérica", donde los documentos se ordenan de manera sencilla según el número correlativo asignado, ¿qué herramienta extra es imprescindible utilizar para localizar los documentos posteriormente?. Un índice o guía, ya que el número asignado no suele tener relación con el contenido de la información. Una base de datos geográfica. Una máquina clasificadora automática.

En el ámbito de la protección de datos de carácter personal contemplados por la ley, ¿cómo se clasifican los datos referentes al estado civil, la raza o la religión del individuo?. Datos de identificación. Circunstancias sociales y personales. Datos comerciales.

¿Cuál es el procedimiento recomendado por el temario para el plegado de notas breves y demás escritos cortos en la correspondencia de salida?. Se doblan en tres partes con el texto hacia fuera. No deben doblarse nunca, utilizando siempre sobres de tamaño folio. Puede que no sea necesario que se plieguen; de tener que hacerlo, se doblan por la mitad con el texto hacia dentro.

A la hora de ensobrar correspondencia de salida, ¿qué consideración especial tienen las invitaciones o saludos?. Llevan un sobre especial ajustado a su tamaño y nunca se deben doblar, salvo que el formato esté así diseñado. Deben introducirse obligatoriamente en un sobre americano con ventana derecha. Se deben plegar en tres partes para que el texto quede hacia dentro protegiendo la calidad del papel.

¿En qué consiste el sistema de clasificación de archivos denominado "alfanumérico"?. En clasificar los documentos únicamente por la fecha y el número de registro de entrada. En la unión de las clasificaciones alfabética y numérica, siendo obligatorio llevar un índice o guía para poder hacer el archivo. En la combinación de la clasificación geográfica y cronológica.

Con la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), además de mantenerse los derechos ARCO, ¿qué nuevos derechos se han ampliado para el ciudadano?. Derecho de apelación, derecho de réplica y derecho a la indemnización extrajudicial. Derecho a la portabilidad, derecho al olvido y limitación del tratamiento. Derecho al secreto postal y derecho de inviolabilidad del correo corporativo.

Si la empresa envía un documento y utiliza un sobre comercial que NO es corporativo (es decir, no tiene sus datos impresos de fábrica), ¿dónde se deben escribir los datos del remitente?. En la parte anterior del sobre, esquina inferior derecha. En la solapa de la parte posterior del sobre. En el interior del sobre exclusivamente, junto con el membrete del documento.

Según el proceso metódico de archivo, en la fase de "Referenciar", ¿por qué debe anotarse una referencia si los documentos se archivan en distintos lugares según su clasificación?. Para poder cobrar las tasas correspondientes por el duplicado del archivo. Para saber dónde están o archivar fotocopias en distintas partes, debiendo anotarse también en el índice. Para que el documento original sea enviado automáticamente a su destrucción.

Si en la recepción de la correspondencia se recogen datos de terceras personas, ¿qué obligación legal ineludible tiene la empresa respecto a esos individuos según el temario?. Es obligatorio informarles previamente e indicar la finalidad de su inclusión en un fichero, así como de sus derechos ARCO. Solicitarles el abono de una tasa por la custodia de sus datos en las bases de datos de la empresa. Publicar obligatoriamente sus datos en la intranet corporativa para conocimiento del resto de departamentos.

¿Cuáles son las medidas estándar indicadas en el temario para el denominado "Sobre cuartilla"?. 110 x 220 mm. 120 x 176 mm. 229 x 324 mm.

De los siguientes programas informáticos, ¿cuáles se mencionan expresamente en el temario como las bases de datos más utilizadas para la gestión de gran volumen de documentación?. Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Microsoft Access, Oracle, Adabas y MySQL. Outlook, Thunderbird y Exchange.